Como melhorar a gestão de documentos de uma empresa

A gestão de documentos envolve o manuseio de documentos para criar, organizar, armazenar e compartilhar informações e arquivos, facilitando seu acesso e exclusão quando necessário. Apesar disso, um problema muito comum em várias empresas é armazenar um número cada vez maior de documentos digitais – ou em papel – em vários locais.

À medida que a quantidade de informações cresce, é essencial deixar a gestão de documentos mais eficiente, para evitar o desperdício de recursos e tempo na busca pelo documento correto, tornando o processo mais rápido e menos fadado a erros.

Embora Sistemas de Gerenciamento de Documentos desempenhem um papel importante para melhorar a gestão e a colaboração entre funcionários, muitas vezes sua implementação causa frustração. Projetos mal feitos, expectativas exageradas, abordagens incorretas, os motivos são vários.

Práticas recomendadas

Uma solução de gestão de documentos oferece vários benefícios para a empresa. Entretanto, para tornar a implementação bem-sucedida, algumas práticas podem ajudar:

1. Uma solução de gestão de documentos contribui para que a empresa invista em uma estratégia de redução do uso de papeis. Entretanto, antes de escolher a solução, deve-se analisar as necessidades da empresa em relação ao gerenciamento de documentos e quais os recursos para isso. Usar como base o preço ou a robustez da solução não significa que a solução seja a mais adequada. De qualquer forma, alguns recursos são essenciais:- Segurança e recuperação de desastres – Escalabilidade e recursos avançados – Usabilidade

   – Colaboração e integração

   Analisar a fundo as necessidades da empresa evita que uma solução muito simples ou muito complexa seja implementada e que, por esse motivo deixe os funcionários frustrados por não conseguirem realizar o trabalho com eficiência. Qualquer solução tecnológica precisa facilitar e tornar o trabalho mais produtivo.

2. Mapear processos é essencial para saber quais devem ser automatizados prioritariamente. Normalmente, tarefas repetitivas e de baixo valor agregado são as primeiras escolhas. Depois de saber quais processos serão automatizados, é importante melhorar o fluxo de trabalho e integrar a captura dessas informações com bancos de dados e outras soluções utilizadas pela empresa, tornando esse fluxo mais inteligente.Esse também pode ser o melhor momento para rever, melhorar e eliminar processos desnecessários e burocráticos. Um fluxo de trabalho digital otimiza os processos e reduz o número de etapas e o tempo necessário para realizar o trabalho.

3. A implementação de novas tecnologias, normalmente, envolve mudanças de processos e até culturais dentro de uma empresa. O receio de ser trocado por uma máquina, não conseguir usar o novo sistema ou simplesmente já estar acostumado com os processos e achar que uma solução de gestão de documentos é perda de tempo são alguns dos problemas enfrentados. Essas situações precisam ser analisadas e a melhor forma de evitar problemas é envolver todos os funcionários no processo de transformação desde o começo.É essencial manter toda a equipe informada sobre as mudanças, oferecer treinamentos para o usuário final, explicar as razões da implementação de um novo sistema, os benefícios para o próprio funcionário e empresa e permitir que o funcionário opine e dê sugestões sobre como melhorar processos. Ou seja, é fundamental que todos se sintam parte do projeto.

Contar com um fornecedor experiente e que tenha as habilidades necessárias para a implementação de uma solução de gestão de documentos pode facilitar todo o processo de transformação que a empresa irá enfrentar. O melhor fornecedor é aquele se preocupa com o negócio da empresa, não em apenas vender uma solução, que invista no sucesso em longo prazo dos negócios e que esteja disponível para sanar dúvidas rapidamente e para garantir que os processos continuem funcionando de maneira eficiente.

A Access tem a experiência comprovada para ajudar a alavancar seus ativos de informação e tornar seus processos de gestão de documentos eficientes. Fale com a gente e saiba como podemos ajudar sua empresa.

Blog Industrial Nomus » Como melhorar a gestão de documentos da sua indústria

Atualizado em 25/04/22 - Escrito por Rafael Netto na(s) categoria(s): Processos e Organização / Qualidade

Como melhorar a gestão de documentos da sua indústria? Vamos a um diagnóstico rápido? Responda as perguntas a seguir:

• Você consegue encontrar com facilidade um documento sempre que precisa?
• Quando encontra, você tem certeza que é a a versão certa?
• Você sabe dizer se um documento foi modificado e quem fez a alteração?
• Quando vai criar um documento novo, consegue criar com poucos cliques usando um modelo predefinido?
• Quando avalia um pedido de um cliente, você consegue saber todos os documentos que devem estar prontos para que o pedido seja faturado?

Caso a resposta para alguma dessas questões for não, existem grandes as chances de você estar com problemas problemas relacionados a gestão de documentos.

Mas você não está sozinho. A gestão de documentos continua sendo um desafio em muitas indústrias.

Informações desorganizadas e fora de controle levam ao caos. Muitas indústrias gastam ou perdem muito dinheiro com multas e clientes insatisfeitos, devido ao não cumprimento dos prazos ou perda de documentos.

Por isso há uma procura por maneiras de acabar com esses custos, mudando a gestão de documentos baseada em papel e tornando seus processos mais rápidos e confiáveis.

E agora vem a boa notícia: implementar mudanças para melhorar a gestão de documentos da sua fábrica não é difícil.

Este artigo traz algumas estratégias fáceis de implementar que podem ajudar você a reduzir custos e melhorar toda a sua gestão de documentos, confira:

1. Faça uma limpeza geral nos documentos

O primeiro passo é fazer uma limpa nos documentos e determinar o que realmente precisa ser classificado e guardado dos papeis que podem ser descartados.

Além da importância dos documentos, vale a pena verificar prazos e validades. Alguns documentos podem ter expirado e não fazem mais sentido serem estocados.

2. Gestão de documentos digital

A segunda dica para melhorar a gestão de documentos é: transformar papel em informação digital (por exemplo, PDF ou um software de gestão). A digitalização de documentos é uma maneira simples de começar a eliminar a ineficiência dos processos da sua fábrica.

Nas fábricas que possuem processos baseados em papel, a produtividade é impactada de forma negativa. O mercado está cada vez mais competitivo, e a indústria ineficiente acaba sendo ultrapassada pela concorrência.

Quando a informação está digitalizada, ela pode ser recuperada mais rapidamente e pode ser rastreada, gerenciada e reutilizada de forma mais simples e eficiente.

Essa velocidade ajuda a reduzir e até mesmo eliminar as atividades que atualmente são lentas e suscetíveis a erros com o manuseio de papel.

3. Crie uma base de documentos da sua indústria

A segunda dica é montar um repositório para centralizar todos os documentos da indústria.

Não é incomum ver setores diferentes da mesma indústria produzirem documentos de formas diferentes. Isso tende a promover a redundância em atividades como a aprovação e distribuição.

Ao centralizar os documentos da sua fábrica, os funcionários podem encontrar documentos importantes com facilidade sempre que precisam.

Uma vez que sua indústria possui acesso rápido às informações e documentos, ela se torna mais rápida e precisa para responder as demandas dos seus clientes.

Para fechar, vale ressaltar que a o acesso as informações de forma rápida também melhora os processos de tomada de decisão da sua fábrica.

4. Organize seus documentos

As fábricas geram grandes quantidades de documentos diariamente.

Para otimizar a pesquisa de documentos na sua fábrica, o ideal é organizar seus documentos por categorias ou outras formas de separação.

Uma indústria pode ter dezenas de tipos de documentos diferentes e que são essenciais para uma boa gestão, como:

Analise e identifique os tipos de documentos da sua indústria e então classifique-os de modo que facilite encontrá-los.

5. Utilize Modelos de Documento

Pare de reinventar a roda toda vez que vai criar um novo documento.

É possível otimizar a criação de documentos através do uso de modelos pré-definidos.

Você pode ter templates básicos de documentos até mesmo no Word ou o Excel contendo informações tais como cabeçalhos e rodapés, imagens, tabelas, fórmulas, entre outros.

O problema de usar o Word e Excel é que você não tem controle de versão, alteração e validações.

Ao utilizar modelos pré-feitos sua indústria irá gerar documentos padronizados e alinhados as demandas de seus clientes.

6. Defina Permissões de Acesso

Ao digitalizar suas informações, é importante se proteger contra os riscos de segurança. Na maioria das vezes não são todos os colaboradores da fábrica que precisam de acesso completo a todos os documentos.

Por isso é fundamental que defina de controles de acesso adequados para ter mais segurança e evitar que as informações desapareçam ou ainda sejam modificadas de forma acidental ou maliciosa.

Estabeleça um padrão de controle, por exemplo, dando acesso a edição para alguns colaboradores e de visualização para os demais. É possível criar padrões de acesso e segurança usando um software de gerenciamento de documentos como o módulo de documentos do Nomus ERP Industrial.

Veja também quais são os módulos de um ERP.

7. Controle as Versões dos Documentos

Para ter uma boa gestão de documentos é fundamental que possua total controle das versões dos documentos gerados na sua fábrica.

Os documentos de uma fábrica podem mudar a qualquer momento. Por exemplo, você pode decidir adicionar informações importantes no relatório de inspeção elaborado pelo Controle de Qualidade, gerando uma nova versão deste documento, e após essa decisão, é importante que todos os colaboradores utilizem a versão mais atual deste documento.

Com um bom controle de versões, é possível implementar melhorias e personalizações e ainda assim manter todos os colaboradores da sua fábrica atualizados.

Centralizando a geração de seus documentos em um bom sistema, é possível garantir que todos os documentos gerados estarão sempre na versão mais atual.

8. Cuide da sua base de documentos

Mantenha a saúde da sua base de documentos em bom estado. Ou seja, guarde de forma segura os documentos importantes e avalie quais documentos podem estar armazenados sem nenhuma utilidade.

Normalmente os documentos industriais possuem uma vida útil e podem acabar causando confusão e a ocupação de grandes espaços de armazenamento.

Tanto documentos físicos como eletrônicos exigem espaço de armazenamento. Sendo assim, evite custos desnecessários definindo políticas para descartar os documentos que não possuem mais serventia para sua fábrica, clientes e governo.

9. Evite acumulo

Para fechar, busque sempre evitar que seus documentos acumulem sem classificação e organização. Caso contrário, todo planejamento inicial pode ser perdido.

Portanto, defina processos para organizar e arquivar os documentos importantes para sua fábrica o quanto antes.

Aprenda mais sobre a gestão de documentos

Agora que você já aprendeu dicas importantes sobre gestão de documentos e provavelmente tem interesse em melhorar esse aspecto da sua fábrica, aqui estão algumas dicas para o seu próximo passo:

Fique a vontade para compartilhar suas experiências com gestão de documentos nos comentários abaixo e vamos em frente!