Você sabe como funciona a gestão de ponto por exceção? Esse é um assunto que ainda gera muitas dúvidas para gestores e profissionais de Recursos Humanos. Em suma, é um processo previsto na legislação trabalhista, mas que não é recomendado, por não entregar a segurança necessária à empresa.
A rotina do RH sempre foi muito intensa e a partir do uso da tecnologia, as rotinas começaram a ser simplificadas. No entanto, algumas práticas mais antigas ainda permanecem, como é o caso do ponto por exceção. Aliás, é algo que foi reconhecido apenas em 2019, com a Lei da Liberdade Econômica.
Essa é uma prática que, em tese, evita que as batidas de ponto tenham que ser feitas todos os dias pelos colaboradores. Mas, isso não é positivo, porque muitas vezes as informações de jornada se perdem ou são passadas ao RH de forma equivocada, o que pode causar prejuízos. Confira aqui as principais informações sobre este assunto.
O que é ponto por exceção?
Algumas empresas preferem não registrar os horários de chegada e saída dos colaboradores. Neste caso, as marcações são feitas apenas quando um profissional falta ao serviço, entrega atestado médico ou fica em afastamento. Isso é conhecido como ponto por exceção, um formato de gestão que pode causar problemas para o RH.
O contrato de trabalho firmado entre empresa e colaborador determina a carga horária semanal e mensal que deve ser cumprida. Partindo desse pressuposto, algumas empresas assumiram que não havia necessidade de fazer o registro diário da jornada de trabalho. E isso está previsto na legislação.
Geralmente, o ponto por exceção é definido em acordo coletivo, que autoriza o registro prévio da jornada de trabalho dos colaboradores. Além disso, pode ser previsto por acordo individual escrito. Mesmo que seja permitido pela lei, como já citamos, não é interessante para as empresas, que podem sofrer complicações a partir dessa decisão.
O que diz a legislação sobre o ponto por exceção?
O ponto por exceção é previsto pela Lei Nº 13.874, conforme o Artigo 74, que fala sobre as formas como o horário de trabalho dos colaboradores deve ser registrado. Aliás, as marcações de ponto são importantes para os gestores e para os colaboradores, veja o que diz a legislação:
“Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho”.
Entretanto, para evitar riscos de processos trabalhistas as empresas não devem optar pelo ponto por exceção. Afinal, não têm como comprovar a real jornada de trabalho cumprida pelos colaboradores. No entanto, uma prática válida e que também reduz o esforço do RH no processo de conferência e tratativas do ponto é a gestão por exceção.
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina que o registro de ponto é obrigatório para empresas que tenham mais de 20 funcionários. E a Portaria 671 autoriza o uso de sistemas alternativos de ponto eletrônico, desde que autorizados por convenção ou acordo coletivo de trabalho para equipamentos da categoria REP-A. Saiba mais sobre qual tipo de REP necessita de acordo no nosso conteúdo sobre a 671.
No caso do uso de ponto eletrônico, alguns requisitos precisam ser seguidos. O sistema de ponto escolhido NÃO pode:
- Permitir marcação automática do ponto;
- Restringir a marcação do ponto;
- Alterar ou eliminar dados registrados pelo colaborador;
- Exigir autorização prévia para marcação de sobrejornada.
O Pontoweb é uma ferramenta completa, com tecnologia de ponta para tornar a gestão de pessoas mais assertiva. Diferente das anotações manuais, com ele não existe retrabalho. Além disso, traz muito mais velocidade para a tomada de decisões.
Qual a diferença entre ponto por exceção e gestão por exceção?
A gestão por exceção é uma forma de administrar empresas dando mais autonomia aos colaboradores. Assim, cada profissional ganha liberdade para decidir sobre suas próprias atividades e gerencia suas metas e objetivos. Essa prática também pode ser adotada inclusive para a gestão de ponto, sem deixar de cumprir o que determina a legislação.
Quer saber como implantar a gestão por exceção? Comece escolhendo um sistema de registro de ponto eletrônico. Desse modo, o principal cuidado que você deve ter é optar por um fornecedor que atenda tudo o que determina a Portaria 671 para garantir segurança jurídica.
Com o sistema em operação, os colaboradores fazem o registro de jornada sem qualquer restrição ou pré-marcação. O RH não precisa conferir ou monitorar os registros. Além disso, quando houver alguma inconsistência o setor ou o gestor será alertado de imediato para tratar somente a exceção.
Portanto, não há necessidade de o RH ficar consultando o espelho de ponto de cada colaborador para verificar se está tudo correto. É o que a Ahgora oferece com os alertas do Pontoweb e Leader, por exemplo.
Um dos principais motivos das empresas adotarem o ponto por exceção é a economia financeira. Porém, é preciso avaliar bem essa decisão, já que pode fazer com que os profissionais do RH utilizem mais tempo com as verificações. Além disso, a empresa corre o risco de ter altos custos com processos trabalhistas.
Por outro lado, a gestão por exceção garante o cumprimento da legislação e aumenta o controle sobre as horas extras. Isto é, a empresa economiza e o RH ganha tempo para executar atividades mais estratégicas e menos operacionais. Isso sem falar que esse pode ser o pontapé inicial para tornar a gestão mais horizontal.
Vale ressaltar também que as relações profissionais se tornam mais transparentes. Afinal, o registro da jornada fica disponível em nuvem, com fácil acesso tanto para o colaborador quanto para os profissionais de Recursos Humanos. A informação em tempo real também favorece o cumprimento dos prazos do eSocial, o que é imprescindível para você que atua na RH.
Resumindo, a gestão por exceção promove:
- O cumprimento da legislação trabalhista;
- Maior controle sobre horas extras e banco de horas;
- Economia financeira;
- Otimização da rotina do RH;
- Transparência nas relações profissionais.
Agora você já sabe que o ponto por exceção tem mais aspectos negativos do que positivos. E, a melhor estratégia para o registro de ponto dos colaboradores é a gestão por exceção. Faz sentido para a gestão de pessoas e para facilitar suas atividades no RH?
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Acredito que este novo modelo de controle de ponto deverá atrair a adesão de muitas empresas – que precisarão adequar suas relações com os funcionários para evitar que estes se sintam constrangidos de reivindicar as exceções de suas jornadas.
5/3/2020
A Lei da Liberdade Econômica, sancionada há quatro meses, trouxe mudanças na área trabalhista que ainda terão impactos no comportamento das empresas e suas relações com os funcionários, e a forma como as duas partes se relacionam. Uma das alterações mais polêmicas é a que permite o controle de ponto por exceção. A partir de então, empresas podem combinar com trabalhadores para que eles façam registros apenas dos horários que fujam dos regulares – como em casos de atrasos ou horas extras –.
Os gestores que optarem por essa modalidade devem ficar atentos: essa permissão só é válida se houver acordo individual ou coletivo, feito por escrito, entre patrões e empregados. E ainda não há consenso: duas decisões recentes do TST, de novembro e dezembro do ano passado, não reconheceram o registro de ponto por exceção como válido.
Seguindo o que diz a nova legislação, o empregado não precisa registrar o ponto dentro da jornada regular – precisa registrar quando o horário fugir à regra. A liberdade maior, entretanto, pode ser preocupante. Dependendo do empregador, o funcionário pode ficar constrangido de registrar a exceção. Também pode acontecer de o empregador não permitir o registro.
Quando não existia a possibilidade de registro de exceção, o cartão de ponto era essencial para acompanhar os horários de entrada e saída dos colaboradores. Nesses casos, quando o trabalhador ingressava com ação na Justiça do Trabalho e pleiteava horas extras, a empresa tinha de juntar os controles de frequência aos autos do processo. Se a empresa não juntasse, presumia-se a jornada declarada pelo reclamante, ou seja, o funcionário. Mas, se no cartão não apontasse hora suplementar, aí o empregado é que tinha de buscar outras provas – testemunhais, por exemplo – para mostrar que fazia horas suplementares.
Com a Lei da Liberdade Econômica, o horário que não for registrado como exceção poderá se perder e não haverá como comprovar que a jornada regular não foi cumprida. Nesse caso, a prova será do trabalhador – ele terá que provar que prestava horas extras. E muitas vezes ele pode não ter anotado porque a empresa não permitiu. Se o trabalhador ingressa postulando horas extras, e havia registro de ponto de exceção, o ônus da prova será dele desde o início. Essa novidade trará repercussão no Direito do Trabalho.
A jurisprudência em torno do assunto já indicava como inválido aqueles controles de pontos de “jornada britânica”, sempre com os mesmos horários de entrada e saída dos funcionários. Esse era um posicionamento do Tribunal Superior do Trabalho (TST), mas que deve mudar de entendimento com o vigor de nova legislação. Acredito que este novo modelo de controle de ponto deverá atrair a adesão de muitas empresas – que precisarão adequar suas relações com os funcionários para evitar que estes se sintam constrangidos de reivindicar as exceções de suas jornadas.
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*Renato Saraiva é especialista em Direito do Trabalho e sócio do escritório Urbano Vitalino Advogados.