Coleta, transporte manipulação e armazenamento de amostras biológicas

Cuidados fundamentais ajudam a manter a qualidade e integridade das amostras

Previamente ao transporte, é recomendável que a parte interessada tenha realizado um estudo de avaliação e validação das embalagens que serão utilizadas

Por Cristina Sanches

Frequentemente, as amostras biológicas precisam ser transportadas a partir do momento de sua coleta até a análise final. Este processo pode ocorrer dentro de um único laboratório ou entre várias instituições, estejam elas localizadas na mesma cidade ou em locais diferentes. Os meios utilizados para que esse transporte ocorra são diversos, como terrestre, aéreo ou fluvial. Independentemente de qual seja a opção, qualquer um deles requer uma logística complexa, pois tratam-se de materiais que exigem um cuidado especial em seu manuseio em relação às medidas de segurança e para garantir a qualidade da amostra.

De acordo com o Manual de Vigilância Sanitária Sobre o Transporte de Material Biológico Humano para Fins de Diagnóstico Clínico, elaborado pela Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), um grande laboratório processa em torno de quatro amostras de 5 mil pacientes/dia, transportando cerca de 20 mil amostras biológicas diariamente.

Ricardo Rios Pinheiro, diretor administrativo da Biologística, diz que, para que o transporte de amostras biológicas aconteça de forma adequada, é imprescindível que a unidade remetente, durante o preparo e acondicionamento do material a ser transportado, siga as orientações de acondicionamento de material biológico, levando em consideração a temperatura de acondicionamento, o tempo em que este material será submetido a transporte, a embalagem adequada, de acordo com sua classificação de risco, para que o risco à exposição aos possíveis microrganismos presentes nas amostras seja mínimo para o condutor e para todo o meio em que esta amostra transitar e, por fim, que leve em consideração as especificidades de cada amostra para que nenhum dano ou modificação no seu conteúdo aconteça durante o transporte.

Ricardo Rios Pinheiro, diretor administrativo da Biologística

“Previamente ao transporte, é recomendável que a parte interessada tenha realizado um estudo de avaliação e validação das embalagens que serão utilizadas. Este estudo possui o objetivo de avaliar a capacidade da embalagem e das substâncias refrigerantes utilizadas de modo a manter a temperatura adequada de acondicionamento das amostras em função do tempo de transporte.”

Em 2019, a empresa realizou 61.228 transportes, o que equivale a mais de 2 milhões de volumes, com o peso de 543 toneladas, transportados em todo o território nacional. Cada operação ocorre em um prazo de seis a 24 horas, dependendo da demanda e urgência do cliente. O estudo da roteirização a ser utilizada para o transporte é feito de forma personalizada junto ao solicitante levando-se em consideração o tempo de estabilidade da amostra; a melhor operação logística a ser utilizada, avaliando-se as alternativas presentes em cada região a ser trabalhada; acesso e custo.

Na JadLog, que realiza o transporte de cerca de 6 milhões de amostras por mês, as embalagens devem ser construídas e fechadas de modo a evitar qualquer perda do conteúdo que possa ser causada em condições normais de transporte, por ação de vibração ou por mudanças de temperatura, umidade ou pressão.

O processo, explica Eunice de Oliveira, gerente de Operações, tem início com o recolhedor preparando as caixas de recolhimento, tendo em seu veículo (moto ou carro) caixas distintas para material biológico refrigerado, congelado e em temperatura ambiente. “Feito isso, ele segue até o laboratório pré-definido, retira o material e o acondiciona separadamente por tipo de conservação nas caixas térmicas até o veículo. No final do seu roteiro, ele segue para a base logística e realiza o procedimento para consolidação do material para o embarque aéreo/e ou rodoviário.”

No Grupo Pardini, que recebe coletas de mais de 6 mil laboratórios, clínicas e hospitais de todos os estados, além das 124 unidades próprias, os principais processos seguidos para garantir a qualidade das amostras incluem o uso de kits, frascos e tubos adequados; a realização do procedimento correto de coleta; o armazenamento dos materiais em temperatura (refrigerado, congelado, ambiente) adequada até o envio para a análise; o acondicionamento do material para transporte de acordo com a classificação de risco e o transporte em temperatura adequada até o local de análise. Diariamente, são mais de 91 mil quilômetros percorridos, por terra, em 290 rotas, sem contar o suporte aéreo e marítimo para atender duas mil cidades do Brasil.

No caso de amostras mais sensíveis, elas são embaladas separadamente e seguem um processo mais criterioso no sistema de rastreamento, onde terão, além da leitura dos códigos de barras, um registro fotográfico e a assinatura da pessoa responsável pela entrega dos materiais. Estas amostras terão, após o registro no sistema, um rastreio diferenciado até a entrega em uma das unidades produtivas do laboratório.

Édison Rogério Ugucioni, gerente de Logística da DB

No DB Diagnósticos do Brasil, que recebe em média 2,8 milhões de amostras em geral (para todas as áreas de diagnósticos), com mais de 8 milhões de laudos por  mês, a coleta também segue um padrão semelhante. O laboratório monitora a localização do veículo e a temperatura dos materiais em tempo real. Após as coletas, os condutores entregam as amostras em uma das 48 Unidades Regionais de Apoio (URAs) distribuídas em todo o Brasil.

“Essas amostras passam por um processo de triagem e são enviadas para as Unidades de Processamento, que são quatro: molecular, em São Paulo; patologia, análise clínica, microbiologia e toxicologia para renovação de CNH, em Sorocaba (SP); microbiologia, toxicologia ocupacional, análise clínica e neonatal, em São José dos Pinhais (PR) e análise clínica e microbiologia, em Recife (PE)”, explica Édison Rogério Ugucioni, gerente de Logística. Em relação a amostras mais sensíveis, há um envio dedicado para amostras nobres ou de baixa estabilidade.

Cuidando de quem realiza o transporte

Cléber Souza Miranda, gerente corporativo de Logística do Grupo Pardini, conta que todo o processo de transporte é documentado e disponibilizado para todos os envolvidos e que estes são treinados anualmente. “Além disso, rotineiramente disponibilizamos vídeos curtos e didáticos, além de cartilhas entregues aos recolhedores.”

Cléber Souza Miranda, gerente corporativo de Logística do Grupo Pardini

Ele ressalta que, como as amostras são embaladas no momento da coleta, o risco fica controlado para o transporte. “Desta forma, não é necessário que o motorista, por exemplo, utilize os mesmos equipamentos dos técnicos ou profissionais de saúde. Estes recolhedores precisam de treinamento, apoio operacional e técnico quando necessário, conhecimento de procedimento de biossegurança e providências em caso de acidente.”

No DB Diagnósticos do Brasil, quando o colaborador é admitido, passa por um período sendo acompanhado na rota de coleta pelo motorista líder até que esteja preparado para exercer suas atividades. Também passa por reciclagem periódica e os coletores utilizam uma cartilha de apoio que fica nos veículos para consulta, caso ainda tenham dúvidas quanto ao manuseio e acondicionamento das amostras.

Na Biologística, um dos principais desafios está em justamente capacitar os motoristas. A equipe, diz Pinheiro, recebe treinamento em todos os procedimentos relacionados à coleta e transporte no ato da contratação e é avaliada durante um mês pelo coordenador responsável. Também participa de videoaulas contendo as especificidades dos materiais transportados de acordo com as orientações do cliente, garantindo assim um atendimento específico e personalizado, e tem acesso ao coordenador e ao responsável técnico em tempo integral para acionamento em qualquer eventualidade ou dúvida durante o transporte.

Vale lembrar que a manipulação das amostras é proibida pela empresa, uma vez que os motoristas não possuem capacitação técnica adequada para tal. A equipe é orientada em relação à obrigatoriedade do preenchimento dos registros relacionados à rastreabilidade das amostras, ao correto acondicionamento da embalagem dentro do veículo a ser transportado e da necessidade da entrega em tempo hábil ou acionamento do coordenador de forma imediata para qualquer não conformidade que porventura ocorra durante o processo.

Pinheiro, da Biologística, explica que antes de ser dado início ao transporte das amostras, a equipe de motoristas e motociclistas realiza uma inspeção prévia da embalagem segundo as diretrizes estabelecidas pela Resolução da Diretoria Colegiada nº 20 e, estando a embalagem íntegra e devidamente identificada, são recolhidos os dados e assinaturas do remetente para a realização do transporte.

Ele ressalta que os veículos utilizados também necessitam de atenção no sentido de garantir a realização da limpeza e desinfecção periódica, a  dedetização, estar cadastrado junto ao Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis (Ibama)  e ter um plano de contingência bem alinhado em caso de qualquer situação adversa durante o transporte. “Por fim, o responsável pelo transporte deve ser capacitado e estar alinhado a todos os procedimentos da empresa.”

Riscos

Para garantir a estabilidade do material é extremamente importante seguir os procedimentos de acondicionamento até a entrega do material, o que deve ocorrer da forma mais rápida possível

Nenhum transporte de materiais está livre de riscos que possam interferir na qualidade das amostras. Os mais frequentes, cita Pinheiro, são as oscilações de temperatura durante o trajeto, a utilização de quantidade inadequada de substância refrigerante, o cancelamento de voos em casos de calamidade pública, as possíveis hemólises ocasionadas por acondicionamento e transporte inadequado e o derramamento da amostra e a contaminação cruzada, ambos ocasionados também por acondicionamento ou transporte inadequado.

Eunice, da JadLog, cita ainda como fator que requer atenção o tempo de transporte. “Para garantir a estabilidade do material é extremamente importante seguir os procedimentos de acondicionamento até a entrega do material, o que deve ocorrer da forma mais rápida possível.”

Miranda, do Grupo Pardini, comenta que os erros mais comuns incluem também falhas na separação das amostras por conservação; acidentes em estradas, com os veículos; roubo ou furto de carga; atrasos por parte de algum cliente; perda do transporte programado entre a base e a unidade produtiva; mau tempo e perda de conexão. “Para esses casos, há um robusto plano de contingência para todas as condições.”

Análises em tempos de Covid-19

Nos últimos meses, a pandemia de Covid-19 tem trazido mudanças em todos os setores da economia, em especial para aqueles que lidam com a saúde. A urgência no diagnóstico tem exigido um alto poder de adaptação dos laboratórios. Em relação ao transporte das amostras, Pinheiro, da Biologística, explica que os cuidados são os mesmos tomados rotineiramente.

“Casos suspeitos de Covid-19 são classificados como material biológico de categoria B (UN 3373). Somente os casos em que já se é sabido que o paciente está contaminado pelo vírus são classificados como material biológico de categoria A (UN 2814), ainda embora a Organização Mundial de Saúde tenha informado que devemos tratar a Covid-19 como UN3373, de modo a evitar atrasos no processo de transporte e agilizar o processo de liberação de laudos/exames. De qualquer modo, o material, no ato da retirada, deverá estar devidamente acondicionado de acordo com a sua classificação de risco acompanhada das devidas documentações pertinentes ao transporte. A embalagem fechada deverá ser apresentada ao motorista com as devidas simbologias de risco e o mesmo fará uma conferência com relação à integridade da amostra. Constatando alguma não conformidade, o mesmo notificará o remetente a respeito.”

Nesse momento atual, Miranda, do Grupo Pardini, conta que, além de seguir todas as normas de segurança exigidas para esse tipo de amostra, a empresa realizou o remanejamento interno das áreas para aumentar sua capacidade de atendimento em domicílio e produção laboratorial, investiu em novas contratações e na compra de equipamentos para ampliar a realização dos testes para diagnóstico. “Conseguimos entregar o resultado do teste do novo coronavírus em até 24 horas, nos casos hospitalares emergenciais, quando sinalizados como urgentes.”

Para agilizar o processamento dos exames, o Grupo Pardini criou o Jet Lab Pardini, uma solução para atender os clientes, ligando as regiões norte, nordeste e sul a Confins, em Minas Gerais. Com trajetos frequentes e aeronaves dedicadas, os hospitais e laboratórios desses locais também estarão rapidamente conectados à Enterprise, plataforma de automação laboratorial localizada em Vespasiano (MG).

“Para atender pacientes de todo o país, foi preciso reajustar as rotas. A equipe de logística (cerca de 350 pessoas) precisou replanejar seus processos devido ao aumento do número de coleta nos hospitais. Antes, elas eram realizadas uma vez por dia. Agora, sempre que necessário, devido à urgência do diagnóstico do covid-19, voltamos ao hospital para recolher as amostras. A operação passou a trabalhar todos os dias da semana, 24 horas por dia”, conta Miranda.

Ele explica ainda que uma ferramenta de rastreamento permite o acompanhamento do transporte das amostras em tempo real. Um painel logístico no núcleo técnico operacional também permite visualizar, em tempo real, em qual estágio do translado cada amostra se encontra. Assim como o transporte, a ferramenta permite acompanhar o processamento dos exames.

No  DB, a capacidade produtiva, conta Nelson Gaburo, gerente geral da Unidade DB Molecular, tem aumentado a cada dia e a ideia é chegar a 4 mil amostras/dia. “No entanto, para atender à capacidade máxima, é preciso estar com todos os processos alinhados, tais como: insumos para coleta, reagentes para PCR (reação em cadeia da polimerase) em tempo real, infraestrutura  dedicada, pessoas treinadas e equipamentos.”

Em relação à urgência dos resultados, a empresa tem planos contingentes e envios dedicados para cada unidade de processamento, utilizando modal aéreo, rodoviário e fluvial, com estratégias de multimodalidade em todo o território nacional. “Também temos à disposição aeronaves fretadas, acordo com companhias aéreas para priorizar o envio de material biológico e carros reserva. Cada unidade conta com um setor exclusivo de urgência para processar amostras com prioridade. Temos também um setor, chamado de Soroteca, onde a amostra fica guardada por dez dias, podendo ser resgatada para serem executados novos exames que não estavam na primeira solicitação. Este trabalho evita mensalmente 14 mil recoletas, trazendo conforto e economia para os pacientes.”

Legislação

Pinheiro explica que o transporte de materiais biológicos nos últimos anos passou a ter mais visibilidade e exigências por parte dos órgãos fiscalizadores como a Agência Nacional de Transporte Terrestre (ANTT – Resoluções 420, 4081 e 5232), da Agência Nacional de Aviação Civil (ANAC), do Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis (Ibama), da Vigilância Sanitária (Visa), da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) e demais decretos municipais.

“No entanto para o transporte de Materiais Biológicos Humanos para Fins de Diagnóstico Clínico temos como principal legislação vigente a Resolução da Diretoria Colegiada nº 20, de 10 de abril de 2014. Tratando de forma mais tangível, há a publicação do Manual de Vigilância Sanitária Sobre o Transporte de Material Biológico Humano para Fins de Diagnóstico Clínico, de 2015, publicado pela Anvisa.”

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