O que são etapas de um projeto?

DEFINIÇÃO DE FASES DO PROJETO

Um bom planejamento auxilia o time de projeto a visualizar as atividades que serão necessárias antes de iniciar a execução.

Para facilitar esse processo, recomenda-se subdividir essas atividades planejadas em etapas ou fases de evolução e implementação, possibilitando orientação e acompanhamento do progresso do projeto.

Mas como separar as fases de um projeto, sendo que cada empresa e cada produto tem suas particularidades?

Existem diversas maneiras de estabelecer as fases de um projeto dentro de uma organização, principalmente se forem adotados os materiais disponíveis na literatura, através dos manuais, guias e livros.

Este artigo apresenta um breve resumo de algumas das principais referências sobre definição das etapas de um projeto, sendo elas:

·      PMBOK

·      APQP

·      Modelo do Rozenfeld

·      Design for Six Sigma (DMADV)

·      Scrum

PMBOK

O PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), consiste, basicamente, em uma maneira estruturada para identificar e conceituar processos, áreas de conhecimento, ferramentas e técnicas da gestão de projetos.

Ele é um guia criado para indicar boas práticas no gerenciamento de projetos. As orientações do Guia PMBOK® não devem ser seguidas à risca, já que cada projeto possui características e especificidades que os diferenciam dos demais.

O PMBOK divide as etapas de um projeto em 5 fases macro, denominadas grupos de processos:

1. Fase de Iniciação: processos realizados para definir um novo projeto ou uma nova fase de um projeto, obtendo autorização para iniciar o projeto ou a fase. Algumas das atividades envolvem a definição de: escopo, recursos necessários, partes interessadas, time de projeto e gerente de projeto. Uma saída importante nessa fase é a aprovação do termo de abertura do projeto.

2. Fase de Planejamento: contempla processos para estabelecer o escopo total do esforço, definir e refinar os objetivos e desenvolver o curso das ações necessárias para alcançar tais objetivos. As principais atividades envolvem o plano de gerenciamento e documentação e requisitos para a execução, de forma iterativa e contínua. A identificação dos riscos, definição de metas de custos e qualidade, e elaboração do cronograma das atividades fazem parte do conteúdo de saídas para essa fase.

3. Fase de Execução: consiste em processos executados para concluir o trabalho definido no plano de gerenciamento, a fim de cumprir as especificações do projeto. Algumas atividades incluem: coordenar pessoas e recursos, gerenciar expectativas das partes interessadas e integrar e executar as atividades em conformidade com o plano de gerenciamento. Grande parte do tempo e recursos do projeto é utilizada nessa fase.

Como saída, tem-se a solicitação de mudanças que, se aprovada, pode modificar o plano de gerenciamento ou outros documentos.

4. Fase de Monitoramento e Controle: requer processos de monitoramento e controle necessários para acompanhar, analisar e organizar o progresso e o desempenho do projeto. A identificação das áreas que necessitam de mudanças e a inicialização dessas respectivas mudanças também são processos requeridos nessa fase.

As principais atividades envolvem: controlar mudanças e recomendar ações preventivas ou corretivas em antecipação à possíveis falhas, monitorar atividades e seus respectivos desempenhos, e implementar ações para que o projeto cumpra o seu plano de gerenciamento. Como saídas, podem ocorrer atualizações recomendadas e aprovadas para o plano de gerenciamento do projeto.

5. Fase de Encerramento: processos para finalizar todas as atividades do plano de gerenciamento, visando concluir formalmente o projeto, a fase, ou as obrigações contratuais. As principais atividades envolvem: aceitação pelo cliente, revisão pós-projeto, registro das lições aprendidas, rescisão de todos os acordos realizados, liberação dos recursos humanos e materiais utilizados no projeto.

APQP

O APQP (Advanced Product Quality Planning & Control Plan, traduzido como Planejamento Avançado da Qualidade do Produto) é um processo estruturado e estabelecido para garantir o atendimento do nível da qualidade nos prazos estipulados pelo cliente.

Foi desenvolvido no final da década de 1980, por uma associação das grandes marcas Ford, General Motors e Chrysler, e divide o processo de desenvolvimento em 5 fases diferentes:

1. Planejamento:

·      Definição das necessidades do cliente.

·      Planejamento de um programa da qualidade.

 2. Verificação do projeto e desenvolvimento do produto:

·      Criação das especificações do projeto.

·      Revisão crítica dos requisitos.

·      Levantamento de problemas em potencial ao longo do processo industrial.

 3. Verificação do projeto e desenvolvimento do processo:

·      Desenvolvimento de um sistema de produção eficiente.

 4. Validação do produto e processo:

·      Legitimação de todos os processos da fabricação.

·      Garantia das expectativas do cliente.

 5. Feedback, avaliação e ação corretiva:

·      Melhoria contínua e satisfação do cliente

Modelo do Rozenfeld

Um outro modelo também bastante conhecido, principalmente na literatura, é o do processo de desenvolvimento de produtos do Rozenfeld (2006), que separa em Planejamento estratégico, Planejamento do projeto, Projeto conceitual, Projeto detalhado ou em alguns casos o Projeto preliminar antes do detalhado, Desenvolvimento do protótipo, e o Encerramento, e depois vem o acompanhamento do produto no mercado.

Metodologia Design for Six Sigma

Uma outra forma de separar as fases do projeto é através da metodologia Design for Six Sigma, que foi desenvolvida em meados dos anos 90, pela General Electric, onde um pequeno grupo de engenheiros da área de equipamentos médicos começaram a trabalhar com um consultor da área de TI, onde juntos construíram os primeiros esboços dos passos de adaptação da metodologia Six Sigma para desenvolvimento de novos produtos e processos, que ficou conhecido na sequencia como Design for Six Sigma.

Para que ocorresse a disseminação da metodologia DFSS, foi através do forte suporte da liderança executiva da GE, envolvendo sinergia com diversas áreas e considerando as melhores práticas existentes, que o DFSS rompeu as fronteiras da empresa e se disseminou por outras inúmeras corporações, adquirindo corpo e forma, permitindo que se tornasse uma prática de sucesso e sinônimo de qualidade em empresas com alto nível de maturidade nas áreas de pesquisa de desenvolvimento.

Dependendo da forma de aplicação, pode apresentar as seguintes fases de projeto:

·      CDOV: Concept Development, Design Development, Optimization, Verify Certification;

·      DCCDI: Define, Customer, Concept, Design, Implementation;

·      DCOV: Define, Characterize, Optimize, Verify;

·      *DMADV: Define, Measure, Analyze, Design, Verify; ß mais usada

·      DMEDI: Define, Measure, Explore, Develop, Implement;

·      DMADOV: Define, Measure, Analyze, Design, Optimize, Verify;

·      ICOV: Identify Requirement, Characterize, Optimize, Verify;

·      IDDOV: Identify, Define, Develop, Optimize, Verify;

·      IDEAS: Identity, Design, Evaluate, Assure, Scale-Up.

·      IDOV: Identify, Design, Optimize, Validate;

·      IIDOV: Invent, Innovate, Develop, Optimize, Verify;

* O método DMADV (Define, Measure, Analyze, Design, Verify) é o mais difundido na literatura e praticado entre as organizações, representa as cinco fases do DFSS e significa definir, medir, analisar, projetar e verificar. Observa-se que as primeiras três letras do DMADV são as mesmas do DMAIC, embora a abordagem tenha suas diferenças entre as metodologias DFSS e Six Sigma.

1. Define: Nessa primeira fase acontece a definição de objetivos consistentes com as demandas dos clientes e com a estratégia da empresa. Ela se inicia com a elaboração da justificativa para o desenvolvimento do projeto, e segue através da avaliação dos potenciais retornos com sua execução, da definição do time de trabalho e do público alvo, da análise de concorrência, da viabilidade técnica e econômica, da elaboração do escopo e do cronograma do projeto, entre outras atividades e ferramentas específicas.

2. Measure: Após aprovação da viabilidade na primeira fase, o projeto estará apto para que se inicie o processo de identificação e medição das necessidades dos clientes envolvidos e, então, a compreensão e transformação destas necessidades em requisitos funcionais mensuráveis, para que o time de projeto possa considerar essas características críticas para a qualidade na etapa seguinte.

3. Analyze: Através da análise das características críticas funcionais, oriundas da fase anterior, é possível desenvolver alternativas e conceitos de projetos, compará-los em relação aos critérios técnicos e de negócios, e então selecionar a alternativa mais viável para desenvolver, na fase seguinte, a otimização do projeto.

Por meio deste conceito inicial de projeto, os responsáveis deverão avaliar a sua viabilidade econômica e elaborar minuciosamente os planos de fornecimento, produção e de marketing.

4. Design: De posse da ideia do melhor conceito, selecionado na terceira fase, é possível desenvolver os detalhes da otimização do projeto, estudar os fatores que realmente causam impacto no desempenho funcional e, então, otimizar o projeto.

Esta fase se torna, geralmente, uma das mais longas pelo fato de necessitar de um estudo técnico mais aprofundado, testes e simulações para identificar os parâmetros certos para a otimização de um determinado produto.

5. Verify: De ponto de vista do esforço despendido em um projeto, essa fase costuma ser mais simples, porém nem sempre mais rápida. É nela que ocorre a verificação das metas estabelecidas na primeira fase.

Aqui também acontece o plano de execução dos testes práticos de validação de conformidade dos requisitos e especificações do produto, de implementação do processo de produção e de ações críticas para viabilizar a realização do projeto.

Depois de finalizar o processo de lançamento do projeto, é muito importante continuar com o devido acompanhamento das ações planejadas e, caso necessário, comunicar a liderança do projeto para que eventos inesperados tenham menores chances de ocorrer ou, se ocorrido, sejam mais brevemente sanados.

Scrum

O Scrum é uma estrutura de trabalho utilizada para desenvolver, entregar e manter produtos, tendo os autores Schwaber e Sutherland (2017) desenvolvido um guia com orientações sobre o uso do Scrum.

É recomendado para os projetos mais curtos, com menor tempo de duração e equipe de projeto relativamente reduzida, mais comum para projetos de TI ou de softwares.

Essa estrutura de projeto permite uma gestão ágil de projetos. No entanto, conforme mencionado, para desenvolver projetos de desenvolvimento de produtos que demanda um tempo e equipes maiores durante o ciclo de vida do projeto, o melhor é usar um processo ou metodologia mais aprofundada, como o Design for Six Sigma.

PRÓXIMO PASSO

Para você saber estruturar um projeto nessa metodologia Design for Six Sigma, eu disponibilizo o meu Guia Prático “Como vender uma proposta de um novo projeto para a Liderança.”

O acesso ao Guia Prático está disponível na minha bio do Instagram: professor.fabioguedes, ou direto no Link abaixo:

https://professorfabioguedes.com.br/lp/guia-como-vender-proposta-de-projeto-para-lideranca/

Boa leitura!!

Prof. Fabio Guedes

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