Quais são os principais erros na gestão de estoque e como evitá los?

Se você deseja manter uma boa saúde na operação e na gerência das empresas, precisa dar atenção à gestão de estoque e verificar se a sua empresa vem sofrendo com problemas, como aumento do custo operacional, perdas de estoque e atrasos nas entregas por causa de dificuldades em gerenciar mercadorias.

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Todos sabemos que um estoque mal gerenciado pode gerar custos desnecessários, perda de mercadoria ou ainda causar sérios problemas com o estoque virtual — quando os valores do estoque físico não batem com os valores cadastrados e colocam as vendas em risco. 

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Confira os principais erros cometidos pelas empresas quando o assunto é gestão de estoque.

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Os 6 principais erros na hora de fazer a gestão de estoque

Se você trabalha com gestão, sabe que a falta de gerenciamento do estoque não afeta apenas o setor logístico da empresa, mas a área de vendas e o setor financeiro também.

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Um controle de mercadorias bem-feito permite que você tenha previsão de vendas, antecipação de contato com fornecedores em busca de melhores preços e redução de custos na hora de comprar produtos para repor o inventário.

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Por isso, fique atento! 

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1. Falha na comunicação

Na hora de buscar as causas que estão gerando problemas na gestão de estoque, é bastante comum encontrar falhas na comunicação, principalmente entre o setor de compras e o setor comercial. Existem casos em que esses departamentos atuam por conta própria, cada um com seus objetivos. Contudo, é muito importante que essas áreas busquem sinergia de atuação e que mantenham um contato constante a fim de compartilhar ações planejadas e potencializar o sucesso das iniciativas.

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Um bom exemplo é quando aparece uma oportunidade de negociação para a compra de muitos itens de determinado fornecedor a um preço competitivo. Para que a transação seja vantajosa e funcione da melhor maneira possível, é preciso que quatro setores trabalhem em conjunto no gerenciamento da mercadoria:

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• setor de compras (o que vai liderar a negociação);
• setor financeiro (o responsável por organizar o fluxo de pagamento);
• setor comercial (o que elabora promoções ou ações específicas);
• setor de estoque (o que garante espaço físico adequado para que os itens sejam armazenados e disponibilizados para logística).

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2. Falta de atualizações instantâneas

Tanto para entrada como para saída de materiais, uma boa gestão de estoque deve contar com atualização de informações de forma instantânea. Aqui a tecnologia tem seu espaço garantido, já que agiliza o fluxo das informações.

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Estoques que contam com softwares de gestão têm seus processos “amarrados” dentro do sistema, o que facilita muito o controle de entrada e saída dos itens, bem como sua organização dentro do Centro de Distribuição (CD).

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3. Exagero nas compras

Esse problema também é comum e derivado das falhas nos processos de comunicação. Compras em excesso podem resultar em:

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• perdas de produtos por avarias devido à conservação inadequada dos itens;
• vencimento ou obsolescência dos produtos;
• perda de rentabilidade nas vendas por estarem, por exemplo, perto do vencimento; 
• ocupação ineficiente do espaço disponível, dificultando a armazenagem de outros itens.

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Esses erros, embora pareçam simples, impactam negativamente a gestão de estoque e têm consequências na rentabilidade do negócio, mas uma boa notícia é que existem ações que podem otimizar o controle!

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4. Não investir em tecnologia

Métodos manuais de registro ou mesmo o uso de planilhas extensas e complicadas não viabilizam uma gestão de estoque eficiente nos dias atuais. Isso porque precisamos de informações integradas. 

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Para isso, investir em uma boa tecnologia como no sistema ERP da Omie é essencial!  

Aplicando inovação na gestão do estoque, você passa a minimizar erros, aumenta a previsibilidade, centraliza os dados em um só lugar e garante um gerenciamento de estoque eficiente.‍

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5. Não treinar a equipe

Quando falamos em gestão, uso de tecnologias e alinhamento do fluxo de comunicação, precisamos também pensar em treinamento de equipes. Afinal, o time precisa estar familiarizado com os novos processos e com os softwares implantados para que todos possam usar de  forma correta e tirar o máximo proveito das funcionalidades que tornam o gerenciamento de estoque eficiente. 

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6. Não ter um bom relacionamento com fornecedores

O gerenciamento eficiente de mercadorias requer o entendimento de cada etapa e processo do seu estoque. É preciso saber, com exatidão, quais itens devem ser comprados, quando devem ser adquiridos e qual será o volume de compras. Essas informações levam a tomadas de decisões mais assertivas, contudo, para que realmente os resultados sejam alcançados, é preciso manter também um bom relacionamento com os fornecedores. 

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Quando isso acontece, fica muito mais fácil negociar prazos de entrega e faturamento!

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Como a tecnologia pode ajudar na gestão de estoque?

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Antes de mais nada, é preciso lembrar que estoque é dinheiro parado! Para evitar desperdícios, é muito importante realizar a gestão dos itens com o apoio da tecnologia.

Ao utilizar soluções tecnológicas na gestão do estoque, você consegue ter giro adequado e evitar perdas por vencimento de validade, avarias e danos causados pelo armazenamento inadequado. 

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Adotando o ERP da Omie para auxiliar na gestão de estoque da sua empresa, você consegue:

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• Relatórios estratégicos, como os relatórios de itens que devem ser comprados baseados em estoque mínimo ou por uma ordem de produção. Assim, o capital não fica parado e não se corre o risco de sofrer com as perdas dos itens. Além do mais, caso as validades se aproximem, é possível planejar promoções adequadamente. 

• Otimização do gerenciamento de compras ao gerenciar todo o processo, desde a requisição até o recebimento das mercadorias. Dessa forma, você consegue comprar apenas as quantidades adequadas e garantir o espaço ideal para seu armazenamento no estoque.

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• Captura de NF-e diretamente da SEFAZ mesmo que o fornecedor não esteja cadastrado no sistema.

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• Otimização no controle de estoque ao passo que, para cada item da NF-e capturada, você pode associar um item já existente em seu estoque ou ainda adicionar um novo produto no seu cadastro, tudo sem digitação.

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O módulo de compras da Omie ajuda sua empresa no controle de mercadorias, pois mostra o estoque atual e ainda faz uma projeção com base nos dados dos seus pedidos de compra e venda.

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Viu como a tecnologia é importante para evitar erros e garantir uma boa gestão de estoque? Conte com a Omie para te ajudar nesse desafio! Teste grátis o ERP, que mudará a situação do gerenciamento de estoque da sua empresa.

Quais são os principais erros que ocorrem na gestão de estoques?

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