Falta de tempo é desculpa daqueles que perdem tempo por falta de métodos

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Você já chegou em casa, ao final de um dia de trabalho, exausto, mas com a sensação de que não produziu quase nada?

A velocidade nas comunicações, bem como o bombardeio ilimitado de informações que recebemos diariamente, nos dão a sensação de absoluta incapacidade em lidar com todas as tarefas e, que precisamos de 48 horas em nossos dias. Sem falar das constantes interrupções que nos afetam naqueles momentos em que conseguimos nos concentrar, o que acaba nos tornando altamente improdutivos e sem tempo para nada.

Normalmente, a solução encontrada é ir para o escritório muito cedo, pela manhã ou trabalhar até mais tarde, quando os telefones silenciam e a empresa está deserta. Acontece que este não é o melhor método.

Uma frase atribuída a Albert Einstein, utilizada em nosso título, diz: Falta de tempo é desculpa daqueles que perdem tempo por falta de métodos.

Trago a você uma técnica que utilizo no meu dia a dia, a qual me auxilia muito a ser um “high performance”.

Trata-se de uma ferramenta utilizada e eternizada pelo 34º Presidente dos Estados Unidos da América, Dwight D. Eisenhower, daí seu nome Matriz Eisenhower. Esta ferramenta de gestão do tempo foi popularizada no início dos anos 90 pelo autor do livro Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes, Stephen Covey.

Esta ferramenta sugere que façamos uma distinção entre as tarefas de nosso dia a dia em 4 tipos:

UI – Urgentes e Importantes: São aquelas tarefas que prenunciam a crise e são carregadas de pressão e beiram a falta de controle. Trata-se da situação em que você age como se apagasse incêndios o dia todo, resultando, ao final, em esgotamento e uma sensação de improdutividade. Estas tarefas devem ser resolvidas imediatamente e todo o esforço organizacional deve ser direcionado para que não voltem a ocorrer.

NUI – Não Urgentes e Importantes: Este é o quadrante que desejamos estar, aquele que é o resultado de planejamento e organização. Ao conseguirmos trabalhar nesta posição podemos ser mais estratégicos e aproveitar as oportunidades que o mercado nos apresenta, com maior produtividade e assertividade.

UNI – Urgentes e Não Importantes: As tarefas ligadas a este quadrante são aquelas denominadas como “ladrões de desempenho”, as quais vivem nos assediando, tais como telefonemas, e-mails, mensagens de whatsapp, etc. As tarefas deste quadrante nos encaminham, sorrateiramente, para o caos e ao descontrole, gerando decepções.

NUNI – Não Urgentes e Não Importantes: Estas tarefas são aquelas típicas dos procrastinadores. Aqui encontram-se as redes sociais, o bate papo interminável no cafezinho, as reclamações, enfim, tudo aquilo que não gera nenhuma produtividade e, pelo contrário, encaminham a pessoa ao fracasso. Não é à toa que este quadrante é denominado de quadrante do desperdício.

Acredito que não seja necessário dizer que um bom empreendedor que pretende ser um “high performance”, sem comprometer a qualidade de vida, deve eliminar todas as atividades contidas no quadrante NUNI (Não Urgentes e Não Importantes) e buscar uma agenda NUI (Não Urgentes e Importantes), mas de qualquer forma, aqui vai: elimine absolutamente tudo o que se enquadrar na primeira e concentre-se na organização e planejamento da segunda categoria.

É fundamental ter em mente que as atividades urgentes são aquelas que nos são impostas e exigem atenção imediata, ou seja, devemos trabalhar para evitar orbitar neste quadrante. Obviamente que este tipo de atividade é inevitável em nosso dia a dia, mas devemos, tanto quanto possível, minimizar sua influência sobre nós.

Por outro lado, as atividades importantes estão diretamente relacionadas aos resultados que buscamos, ao planejamento estratégico, contribuindo para o atingimento dos nossos pilares corporativos (Missão, Visão e Valores). É aqui que 80% do nosso dia deverá estar situado. Não devemos imaginar, entretanto, que, por buscarmos viver no quadrante NUI, nossa responsabilidade pelo cumprimento de prazos se invalida. Se nosso planejamento aponta uma data específica para obtenção de determinadas metas, devemos agir com senso de compromisso e buscar os resultados com determinação e afinco, mas de maneira planejada e organizada e, sempre que possível, antecipando-se aos prazos.