Quais os principais sistemas de informação utilizados no serviço público?

Não é necessário debruçarmos de maneira exacerbada quanto a importância da informação na atualidade, principalmente em ambientes organizacionais. Vivemos a chamada “Era da Informação”. Mas o que seria conceitualmente informação?

Para PADOVEZE (2000, p. 43) apud NAKAGAWA: “informação é o dado que foi processado e armazenado de forma compreensível para seu receptor e que apresenta valor real percebido para suas decisões correntes ou prospectivas”.

A importância da mesma, para OLIVEIRA (1992), está no fato de a informação auxiliar as organizações em seus processos decisórios, de maneira a conduzir a empresa rumo a seus objetivos.

No ambiente organizacional, visando dar maior organização e tratamento às mais diversas fontes e tipos de informação, desenvolveu-se o chamado Sistema da Informação, que é uma espécie do gênero Teoria Geral dos Sistemas.

Um sistema de informação pode ser computadorizado ou não, embora este último seja o mais utilizado atualmente. Tal sistema trata-se de um conjunto de componente que fazem a coleta, manipulação e disseminação de dados e informações, sempre no intuito de encaminhar as políticas da organização rumos a seus objetivos específicos.

Assim, as atividades realizadas pelo sistema da informação são basicamente entrada, processamento, saída, armazenamento e controle. Falaremos mais detalhadamente sobre cada uma delas mais à frente. Importante frisar agora é que, para tais fins, alguns elementos são necessários. Para REZENDE e ABREU (2000, p. 76), a Tecnologia de Informação fundamenta-se nos seguintes elementos:

• Hardware e seus dispositivos e periféricos;

• Software e seus recursos;

• Sistemas de telecomunicações; e

• Gestão de dados e informações.

ALBUQUERQUE (2012, fls. 23-24) cita, ainda, como elementos:

• Processamento ou procedimentos; e

• Recursos Humanos.

Com tais elementos, para PEREIRA e FONSECA (1997, p. 241), os sistemas de informação conseguem “... a captura e/ou a recuperação de dados e sua análise em função de um processo de decisão. Envolvem, de modo geral, o decisor [SIC], o contexto, o objetivo da decisão e a estrutura de apresentação das informações”.

Os sistemas de informação, como vimos, têm como principais metas o processamento de transações, controle de processos, alimentação e atualização de banco de dados, de forma a suprir as necessidades de informações de âmbito interno e externo e como emitir nota fisca MEI. Tendo em vista a complexidades das organizações atuais, os sistemas de informação subdividem-se em outros sistemas “menores”, a saber:

1. Sistema de Processamento de Transações (SPT): O SPT é utilizado principalmente no nível operacional das organizações, conforme LAUDON e LAUDON (2001, p. 31), o SPT “(...) é um sistema computadorizado que executa e registra as transações rotineiras diárias necessárias para a condução dos negócios”.
2. Sistema de Informação Gerencial (SIG): O SIG é utilizado principalmente como suporte do planejamento e controle da organização, servindo como fonte de saída de informações. Conforme  OLIVEIRA (2002, p.   59): “o   sistema   de   informação   gerencial   é representado  pelo  conjunto  de  subsistemas,   visualizados  de  forma  integrada  e  capaz  de  gerar informações necessárias ao processo decisório”.
3. Sistema de Apoio a Decisão (SAD ou SSD): O SAD é abastecido com grande quantidade de informações e é utilizado principalmente no nível estratégico. BATISTA (2004, p. 25), considera como SSD “... os sistemas que possuem  interatividade   com   as   ações   do   usuário,   oferecendo   dados   e   modelos para a solução de problemas semiestruturados e focando a tomada de decisão”.

Feitos os devidos esclarecimentos, podemos adentrar, agora, às atividades desenvolvidas pelos sistemas de informação, a saber: Entrada, processamento, saída, armazenamento e controle.

1. Entrada: Os dados das transações comerciais, bem como outros eventos, tem como etapa inicial a entrada, que os prepara para o processamento. A entrada tem como principal atividade o registro dos dados na mídia de gravação escolhida.
2. Processamento: Após o registro dos dados na entrada, esses são transformados em informações no processamento. São realizadas separações, comparações, classificações cálculos e resumos com os dados obtidos, fazendo com que os mesmos agora façam parte de um “contexto”, assumindo, assim, o status de informação.
3. Saída: Dados coletados na entrada e transformados em informações no processamento são criados sem finalidade. Esses devem ser colocados à disposição do usuário final, seja ele interno ou externo. Esse processo recebe o nome de saída.
4. Armazenamento: Evidentemente, devido à importância dos dados e informações, os mesmos não podem ser descartados após sua primeira utilização. Dessa forma, os mesmos são armazenados de maneira ordenada para consultas futuras.
5. Controle: Essa é outra importante atividade realizada nos sistemas de informação. Deve haver controle do sistema a fim de garantir a qualidade do tratamento dos dados e informações, bem como e relevância e adequação dos mesmos aos objetivos pretendidos.

Não há como afirma que qualquer atividade realizada nos sistemas de informação é mais importante que a outra. Todas fazem parte de um processo coeso e organizado. Informação de qualidade é de suma importância para o sucesso de qualquer informação, e os sistemas aqui estudados existem para tratar de maneira adequada tais informações.