Quais são os critérios para se identificar um projeto?

Aqui está um detalhe importante sobre os planos de qualquer projeto — ele não necessariamente evitarão que as coisas corram mal.

Mesmo o plano de projeto mais bem elaborado pode cair por terra. Basta um golpe de azar ou uma crise imprevista e você estará fora do curso.

Então, por que escrever planos de projeto?

É simples: o valor real de um plano de projeto está na capacidade de detectar desvios de alto nível à medida que eles ocorrem.

Com um plano de projeto implementado, você será capaz de identificar e responder a alterações não planejadas antes que elas saiam do controle.

Além disso, um plano de gerenciamento de projetos bem redigido estabelece as expectativas do projeto. Dessa forma, você, seus clientes, sua equipe e quaisquer outras partes interessadas importantes permanecerão alinhados durante todo o ciclo de vida do projeto.

Quer entender melhor como começar? Siga este guia passo a passo sobre como escrever um plano de projeto e as melhores ferramentas de gestão de projetos a serem utilizadas para simplificar cada etapa do processo.

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O que é um plano de projeto?

Antes de tudo, não confunda o plano de projeto com a programação do projeto. A programação é apenas um aspecto do seu plano.

Seu plano de projeto é um documento formal que descreve todo o projeto. É como um sherpa conduzindo seu projeto pela montanha — ele indica o caminho a seguir e quem está no controle.

Um plano de projeto definirá o objetivo do seu projeto, juntamente com os marcos necessários par atingi-lo. Segundo a maioria das metodologias de gestão, ele deve contemplar os recursos que serão utilizados, o cronograma previsto e as entregas de cada etapa.

Resumindo, seu plano de projeto define, organiza, prioriza e atribui atividades e recursos ao longo do projeto.

Para aqueles que querem implementar estruturas mais ágeis de gestão de projetos, esse modelo de plano de projeto pode parecer um pouco rígido.

Mas, na verdade, ele só existe para atuar como um guia que o mantém no caminho certo.

Mais da metade de todos os projetos experimenta desvirtuamento de escopo. É neste ponto que a equipe acaba trabalhando mais do que o planejado originalmente.

Basicamente, ao delinear suas expectativas e intenções para os objetivos, prazos e orçamentos do projeto, você pode identificar os momentos em que as coisas começam a dar errado.

50% dos projetos não são concluídos dentro do prazo e 45% acabam ultrapassando o orçamento.

Um plano de projeto pode ajudar a reduzir o excesso de gastos e os prazos não cumpridos ao identificar esses problemas com antecedência.

Como criar um plano de projeto facilmente

Não há regras rígidas para um plano de projeto. Ele pode ser simples ou complexo, conforme a sua necessidade.

Algumas organizações criam um plano de projeto simples em um quadro branco ou o abordam brevemente em 1 ou 2 páginas. Outras entram em todos os detalhes de como o projeto será executado.

Se você deseja criar um plano de projeto abrangente que cubra todos os ângulos, responda a estas 6 perguntas:

1. É necessário começar com um sumário executivo?

O sumário executivo deve estar no início do seu plano de projeto, resumindo todo o documento.

Embora ele esteja no início, é uma boa ideia escrevê-lo por último, para que você possa extrair os pontos principais do seu plano.

Ele não deve ter mais do que uma página, oferecendo um breve panorama dos seguintes itens:

• Objetivo do projeto
• Metodologia/estrutura de projeto escolhida
• Entregas finais e critérios de aceitação
• Principais riscos de escopo e contramedidas
• Síntese dos marcos
• Um panorama da linha do tempo do projeto e dos riscos associados à programação
• Estimativas de recursos e gastos

O sumário serve como uma captura instantânea do seu projeto.

Com ele, as partes interessadas que não estão ativamente envolvidas na mecânica do projeto podem compreender facilmente como ele funcionará.

Para os gerentes de projeto, o sumário executivo serve como um rápido lembrete do principal objetivo, escopo, expectativas e limitações do projeto.

Como um terço dos projetos não atinge seus objetivos originais, é importante que os gerentes de projeto revisem o plano regularmente para que possam permanecer no rumo certo ou monitorar alterações.

O sumário executivo os ajuda a fazer isso rapidamente, sem a necessidade de ler tudo de novo.

2. O que é o escopo do projeto?

Há poucas coisas piores do que começar um projeto apenas para vê-lo inflar.

O escopo do projeto estabelece limites. Ele define quando o projeto começa e termina, juntamente com as expectativas para suas entregas.

Você precisa garantir que todos os envolvidos estejam alinhados sobre o que está incluído dentro do escopo do projeto e o que não está.

Você também precisará se aprofundar nos critérios de aceitação das entregas. Isso significa especificar quem aprova os resultados e qual é o processo para essas aprovações.

Lembre-se sempre de estar preparado.

Delineie os riscos potenciais associados ao cumprimento dessas expectativas e estabeleça contramedidas para mitigá-los. Defina exatamente quem é responsável por rastrear esses riscos.

As organizações reclamam que metade de todos os seus projetos apresentam desvirtuamento de escopo, mas apenas 27% se preocupam em criar um documento de escopo.

Aprenda com essas falhas — crie um escopo abrangente para cada projeto.

3. Como você vai estruturar seu projeto?

A maneira como você organiza seu projeto depende da estrutura que você utiliza para conduzi-lo.

Por exemplo, se estiver usando a estrutura de cascata, planejará tudo com antecedência.

Você passará por todos os estágios de desenvolvimento sequencialmente — iniciação, coleta e análise de requisitos, design, implementação, teste e manutenção.

As funções são claramente definidas, com cada membro da equipe intervindo para realizar sua tarefa específica numa determinada fase.

Cada fase tem uma data clara de início e fim e todas as sua tarefas são concluídas de uma só vez.

A entrega de tarefas é constantemente repriorizada com cada nova informação e, portanto, você não precisará de prazos definidos para cada fase. É possível simplesmente planejar como monitorar e controlar o volume de trabalho em andamento.

Seja qual for a estrutura escolhida, essa seção do planejamento do projeto deve indicar como você pretende organizar e atribuir entregas ou responsabilidades.

Lembre-se de que a centralização das estruturas do projeto pode impactar negativamente o sucesso, por isso tente encontrar maneiras de as equipes trabalharem de forma autônoma.

Não é bom ter uma só pessoa responsável por aprovar tudo — ela criará gargalos em seus processos.

Da mesma forma, quando as equipes compartilham conhecimento entre si, os projetos são mais bem-sucedidos. Planeje as estruturas de comunicação que você usará para incentivar a colaboração.

4. Quais recursos você tem disponíveis?

Defina os recursos disponíveis para este projeto:

• Equipe
• Hora
• Orçamento
• Tecnologia
• Recursos físicos

Você deve ser preciso ao avaliar o que será necessário, caso contrário, será como assar um bolo com os ingredientes errados.

Considere sua equipe, por exemplo.

Quando as equipes possuem as pessoas altamente qualificadas certas, os projetos têm 30% mais chances de sucesso. No entanto, um terço acredita que suas equipes não dispõem de todas as habilidades adequadas para o projeto — uma receita para o fracasso.

Não adianta dizer que dois desenvolvedores de software serão suficientes e acabar percebendo que vai perder todos os prazos porque eles estão sobrecarregados. Se você quiser alocar seus recursos de forma eficaz para atender às expectativas, precisará ser realista sobre as limitações de recursos.

Isto pode implicar, por exemplo, no ajuste dos prazos se você tiver poucos funcionários ou no aumento de seu orçamento se precisar de mais equipamentos especializados.

5. Como é seu cronograma?

As organizações que implementam prazos em planejamentos de projeto têm uma probabilidade de sucesso 52% maior. Apesar disso, 80% dos projetos não têm programações de base definidas. É provavelmente por isso que 43% das organizações dizem que raramente ou nunca concluem projetos bem-sucedidos dentro do prazo.

Nesse sentido, é aconselhável adicionar uma seção de programação ao planejamento de seu projeto. Ela deve estabelecer expectativas sobre quando você entregará e como cumprirá o cronograma.

A programação de seu projeto será um pouco diferente dependendo da estrutura escolhida.

As tarefas em que há um “trabalho em andamento” (WIP) dependerão da capacidade de sua equipe. Nesta seção, você deve definir o número máximo de WIPs que pode ter por vez em cada coluna.

Digamos que seja um projeto de redação de textos para blog. Você pode ter 10 redatores, mas apenas 2 editores. Será preciso limitar o volume de texto que será enviado aos editores para que eles não fiquem sobrecarregados.

Seja qual for a estrutura com a qual estiver trabalhando, será preciso adicionar uma seção de gerenciamento de riscos de programação. Explicar os riscos que podem atrasar as entregas ou criar gargalos. Certificar-se de delinear planos de contingência para mitigar esses riscos.

6. Como você gerenciará as alterações?

Com um planejamento de projeto robusto, o que pode dar errado?

A resposta? Muita coisa.

Já ouviu falar da “teoria do cisne preto”? É um evento inesperado com um impacto enorme (geralmente negativo). Mesmo com um planejamento perfeito, nem sempre é possível detectar com antecedência cada obstáculo ou desvio.

É por isso que as organizações consideram o controle de alterações como um dos três principais desafios de seus projetos. Se você não solidificar um plano de gerenciamento, sua equipe não saberá o que fazer quando alterações não planejadas ocorrerem.

Um planejamento dinâmico de gerenciamento de alterações delineará as etapas que devem ser seguidas e a pessoa a quem recorrer quando alterações imprevistas surgirem.

Dessa forma, seu projeto torna-se muito mais ágil — e capaz de “dobrar sem quebrar”.

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5 templates para ajudar você a escrever um excelente planejamento de projeto

Não é fácil escrever o planejamento de um projeto de imediato — você precisará de tempo para estruturá-lo.

Essas ferramentas da monday.com ajudam muito na visualização de cada seção. Experimente estes 5 templates de plano de projeto para simplificar seu processo de planejamento.

1. Estruture seu projeto

Procurando por um template genérico de plano de projeto? Este painel de panorama de projeto é particularmente útil se você estiver usando a estrutura de cascata.

Ao utilizar este template altamente visual da monday.com, você pode estruturar seus subprojetos por períodos de tempo definidos e alocar os profissionais responsáveis por cada fase.

Priorize cada projeto e adicione uma linha do tempo para indicar quando os resultados são esperados.

2. Planeje seus recursos

O gerenciamento de recursos é super simples com estes templates fáceis de usar da monday.com.

Use este painel para organizar todos os recursos do seu projeto, desde as ferramentas tecnológicas até os membros especializados da equipe.

Você pode alocar recursos para os indivíduos e estabelecer um cronograma para que todos saibam quais são os recursos pelos quais são responsáveis em cada fase.

Anexe um local para que as equipes saibam onde entregar os recursos à medida que passam de uma fase para a seguinte.

Durante a execução do projeto, você poderá rastrear os recurso para que não falte nada.

3. Calcule o orçamento do seu projeto

É muito mais fácil planejar um orçamento quando você pode ver todos os seus custos em um só lugar.

É por isso que este template de gerenciamento de custos de projeto da monday.com é incrivelmente útil…

Adicione todos os subprojetos e planeje os custos projetados, alocando os totais para cada departamento. Você pode usar o documento para estimar o orçamento necessário e registrar o orçamento aprovado do projeto.

4. Elabore o cronograma do seu projeto

Planeje seu cronograma com este template de linha do tempo do projeto.

Embora este painel não seja adequado para a estrutura Kanban, ele é ideal para aqueles que trabalham com as estruturas de cascata ou Scrum.

Para projetos em cascata, adicione seus marcos, anexe uma linha do tempo e aloque um número definido de dias úteis para concluir as tarefas de cada marco.

Marque o líder de equipe para cada fase a fim de que os gerentes de projeto saibam por quais marcos eles são responsáveis.

Durante a execução do projeto, as equipes podem usar a barra de status para rastrear o progresso. Também é possível adicionar atualizações aos marcos clicando em cada elemento, o que incentiva colaboração entre equipes.

Para projetos Scrum, você pode organizar o painel por sprints, adicionando tarefas específicas conforme elas forem definidas.

5. Calcule os riscos potenciais do projeto

Visualize todo o escopo do projeto e calcule seus riscos neste template de registro de risco do programa.

Não há nada melhor do que um sistema de codificação com cores vivas para destacar quais elementos envolvem riscos consideráveis. Use barras de status codificadas por cores para ilustrar o status do risco, além de sua probabilidade e impacto para o escopo e a programação do projeto.

Você pode até categorizar os riscos, adicionar responsáveis e sugerir estratégias de mitigação. Dessa forma, outros membros da equipe do projeto saberão o que fazer caso esses riscos comecem a se transformar em problemas reais.

Otimize seu plano de gestão de projetos instantaneamente

Tem uma ideia melhor para estruturar seu plano de projeto? É hora de começar a dar consistência a essa estrutura com os detalhes de seus próprios projetos.

Lembre-se: é muito mais fácil escrever o sumário executivo no final, quando você souber os pontos que precisa resumir. Não tente escrevê-lo primeiro — você simplesmente ficará preso na primeira página do seu plano de projeto.

Da mesma forma, não se preocupe em planejar seu plano de projeto. Use os templates de planejamento prontos da monday.com para ajudar a detalhar cada seção do plano à medida que você avança.

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