Objetivo: Definir e detalhar o escopo, refinar os objetivos e planejar as ações necessárias para alcançar os objetivos e o escopo para os quais o projeto foi realizado.  Show A Fase de Planejamento: Os processos de planejamento desenvolvem o plano de gerenciamento e os documentos do projeto que serão usados para executá-lo. As mudanças ocorridas ao longo do ciclo de vida do projeto fazem surgir uma necessidade revisar um ou mais processos de planejamento. Portanto os processos de planejamento e de documentação são iterativos e contínuos, pois são criados loops de feedbacks periódicos para analise e ajuste do curso das ações para atingir o sucesso do projeto. Atividades:
Descrição:Consultar Banco de Dados Lições Aprendidas: No inicio da fase de planejamento do projeto é indicado que o Líder do Projeto e o responsável no PMO realizem uma consulta no Banco de Dados de Lições Aprendidas em Projetos da empresa para verificar os pontos que devemos ter mais atenção e tomar cuidado nesta etapa de definições com base nas experiencias e aprendizados das equipes na execução de projetos similares. Planejar o Gerenciamento do Escopo: Criar um plano de gerenciamento do escopo do projeto com o objetivo de documentar como tal escopo será definido, validado e controlado. O Plano de gerenciamento do Escopo é um componente do Plano de Gerenciamento do Projeto e tem como principal beneficio fornecer a orientação e instruções sobre como o escopo será gerenciado ao longo de todo o projeto. As principais ferramentas para construir este plano é a consulta de opiniões especializadas e realização de reuniões com pessoas chaves do projeto: Patrocinador, Cliente, Time e outros interessados. Coletar Requisitos: Nesta etapa deve-se determinar, documentar e gerenciar as necessidades e requisitos das partes interessadas a fim de atender aos objetivos do projeto. O sucesso do projeto é diretamente influenciado pelo envolvimento ativo das partes interessadas na descoberta e decomposição das necessidades em requisitos. Os requisitos ainda podem ser classificados por tipo ex: Negócio, Partes Interessadas, Solução, Transição, Projeto e Qualidade. Os requisitos devem ser detalhados o suficiente para serem verificados e servirem de base para criação da EAP (WBS). Para coletar os requisitos são utilizadas técnicas de criatividade em grupo, pesquisas, entrevistas, grupos de discussão, protótipos, benchmarking, observações, análises de documentos entre outras ferramentas. Definir Escopo: Este processo visa desenvolver uma descrição detalhada do projeto e do produto a ser entregue. O seu principal benefício é descrever os limites do projeto, serviços ou resultados ao definir quais requisitos coletados serão incluídos e quais serão excluídos do escopo do projeto. O detalhamento da especificação do escopo é crítica para o sucesso do projeto e deve ser baseada nas entregas principais, premissas e restrições definidas e documentadas durante a iniciação. Criar EAP: é o processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis fornecendo um visão estruturada do que deve ser entregue. A EAP nada mais é do que uma decomposição hierárquica do escopo total do trabalho a ser realizado para atingir o objetivo do projeto. O trabalho planejado está dentro do nível mais baixo da EAP, que são chamados de pacotes de trabalho. Um pacote de trabalho pode ser usado para agrupar atividades onde o trabalho é agendado, tem seu custo estimado, monitorado e controlado. São utilizadas técnicas de decomposição e opiniões especializadas para criar a EAP. Detalhar e Descrever as Stories/Use Cases/Requisitos: Após a aprovação do Project Story na fase de Iniciação devem ser escritas as Stories/Use Cases do projeto detalhando o que deve ser feito e para que deve ser feito. Nesta fase são detalhados os produtos/resultados a serem entregues pelo projeto. Planejar Gerenciamento da Qualidade: Este é o processo de identificação dos requisitos e/ou padrões de qualidade do projeto e suas entregas, e de documentação de como o projeto demonstrará conformidade com os relevantes requisitos e/ou padrões de qualidade, ou seja, fornece as instruções e orientações de como será gerenciada e validada ao longo do projeto. O planejamento da qualidade deve ser realizado em paralelo com os outros processos de planejamento, pois ajustes para atender a qualidade determinada podem afetar os custos, cronogramas e análise de riscos. Definir critérios de aceitação e qualidade do projeto*: Após o detalhamento do escopo do projeto com a descrição dos requisitos é necessário definir os padrões de qualidade do produto, do projeto e documentação conforme o Plano de Gerenciamento da Qualidade. Também deve ser definido o critério de aceitação dos pacotes de trabalho e de cada requisito do projeto para que seja alinhada a expectativa do cliente do projeto com o entendimento da equipe irá executar o projeto. Planejar Gerenciamento do Cronograma: Processo para estabelecer as politicas, os procedimentos e a documentação para o planejamento, desenvolvimento, execução e controle do cronograma do projeto fornecendo as regras de de como o cronograma será gerenciado ao longo de todo o projeto. Este plano pode ser formal ou informal, altamente detalhado ou genérico de acordo com o porte, necessidades e características do projeto. Definir Atividades (Montar Backlog do produto/projeto ou Lista de Atividades): Processo que determina as ações especificas a serem realizadas para produzir as entregas do projeto. Nada mais é do que a divisão dos pacotes de trabalho da EAP em atividades que fornecem uma base para estimar, programar, executar, monitorar e controlar os trabalhos do projeto. Os pacotes de trabalhos de EAP são decompostos em componentes menores que chamamos de atividades, as quais representam o esforço de trabalho necessário para completar o pacote de trabalho. Uma técnica bastante utilizada, principalmente nas metodologias ágeis, é o planejamento em ondas sucessivas, ou seja, as atividades são planejadas conforme a evolução do projeto através iterações com entregas determinadas. Esta técnica é bastante favorável quando não se conhece o escopo total do projeto na sua fase de planejamento. Sequenciar Atividades: Processo para identificar os relacionamentos entre as atividades do projeto e definir a sequência lógica do trabalho a fim de obter o mais alto nível de eficiência levando em conta todas as restrições do projeto. Estas relações lógicas devem ser projetadas para criar um cronograma realista e que possa ser executado. O sequenciamento pode ser executado através do uso de um software de gerenciamento de projetos ou do uso de técnicas manuais, a escolha entre um ou outro dependerá da complexidade do projeto. Estimar/planejar recursos para as Atividades: Estimativa dos tipos e quantidades de material, pessoas, equipamentos ou suprimentos necessários para realizar cada atividade. Visa identificar o tipo, quantidade e características dos recursos exigidos para concluir a atividade, permitindo estimativas de custos e duração mais exatas. A opinião especializada de pessoas da áreas de negócio onde o projeto irá ser executado são fundamentais para ter acuracidade nas estimativas. Este processo está diretamente relacionado com as estimativas de custos do projeto. Estimar a duração das atividades: Estimar o número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar atividades especificas com os recursos estimados, ou seja, deve fornecer a quantidade de tempo necessária para concluir cada atividade. O resultado deste processo é uma entrada muito importante para o desenvolvimento do cronograma. Para estimar as durações das atividades deve-se utilizar informações sobre as atividades do escopo de trabalho, tipo e disponibilidade de recursos necessários e calendários. No caso de planejamento de ondas sucessivas, utilizados em projetos com metodologias ágeis, a estimativa da duração das atividades são feitas progressivamente inicialmente nos itens mais prioritários e mais importantes. Estimar velocidade/capacidade da equipe do projeto*: Para se estimar a capacidade da equipe deve-se levar em consideração a especialidade dos integrantes do time e as atividades realizadas por cada um, por exemplo: apoio em outros projetos e departamentos da empresa. Após este levantamento é calculado o tempo que será alocado ao projeto e a velocidade da equipe em um determinado período de tempo (Timebox) possibilitando o planejamento do cronograma e das entregas do projeto. A capacidade da equipe é uma restrição nos projetos que influencia diretamente no sucesso do mesmo. Elaborar Cronograma de entregas do projeto (Plano de Release-Desenvolver Cronograma): Com as atividades do projeto definidas, priorizadas e após a analise do esforço necessário para executá-las e da capacidade do time envolvido no projeto deve-se planejar as entregas dos produtos e dos resultados do projeto através da elaboração de um Cronograma do projeto. Desenvolver o cronograma é o processo de análise da sequência das atividades, suas durações, recursos necessários e restrições do cronograma. O Cronograma deve conter um baseline inicial, prevendo as datas das entregas, marcos e a duração das fases do projeto por meio do sequenciamento das atividades ou da pré-definição dos sprints com base no itens mais prioritários. O desenvolvimento de um cronograma de projeto aceitável é muitas vezes um processo iterativo, pois pode requerer a análise e revisão das estimativas de duração e de estimativas de recursos para criar o modelo de cronograma aprovado do projeto para servir de linha de base e realizar o acompanhamento de seu progresso. Listar/Identificar marcos do projeto: Um marco é um ponto ou evento significativo no projeto. A lista dos marcos identifica todos os marcos do projeto e indica se os mesmos são obrigatórios, tais como aqueles exigidos por contrato, ou opcionais. Os marcos são os pontos tidos como essenciais para o projeto, ou seja, ações ou resultados que não podem deixar de ser realizados, pois podem impactar diretamente no sucesso do projeto. Para listar os marcos estes pontos devem ser selecionados e identificados no cronograma do projeto com o auxilio de ferramentas de gestão de projetos. Planejar o Gerenciamento dos Custos: Estabelecer as politicas e os procedimentos necessários para o planejamento, gerenciamento e controle dos custos e despesas, definindo como os custos serão gerenciados ao longo de todo o projeto. O resultado deste processo, o Plano de Gerenciamento dos Custos, integrará o Plano de Gerenciamento e da Linha de Base do Projeto. Estimar os custos do projeto: Com a equipe, o esforço e o Cronograma do projeto definidos é necessário realizar uma estimativa dos custos necessários para realizar o projeto. Deve ser levantado os custo com recursos humanos, consultorias, materiais, aquisição ou locação de equipamentos, serviços e instalações e outros custos contingenciais como provisão para inflação, custos de recursos financeiros ou custos de contingências que sejam necessários para a execução do projeto. As informações que servirão de base para a estimativa dos custos são derivados dos processos das outra áreas de conhecimento. Também deve ser realizado uma analise do retorno sob o investimento e capacidade de pagamento do projeto, ou seja, do tempo de retorno deste investimento. Determinar/Montar Orçamento: É o processo de agregação dos custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base de custos autorizada, ou seja, é determinar a linha de base de custos para o monitoramento e controle do desempenho do projeto. O orçamento inclui todos os fundos autorizados para executar o projeto. A linha de base de custos é a versão aprovada do orçamento do projeto com as fases do tempo. Planejar o Gerenciamento dos Riscos: Definir como serão conduzidas as atividades de gestão de riscos do projeto, garantindo que o grau, tipo, e visibilidade do gerenciamento dos riscos sejam proporcionais tanto aos riscos quanto à importância do projeto para a organização. O plano de gestão de riscos é fundamental na comunicação, obtenção de acordos e apoio junto as partes interessadas para garantir que o processo de gestão de riscos seja apoiado e executado de maneira efetiva. O processo de planejar o gerenciamento de riscos deve começar quando o projeto é concebido e ser concluído na fase final do planejamento do projeto. Este plano também deve levar em consideração todos os planos de gerenciamento auxiliares e as linhas de bases aprovadas. Identificar riscos: Processo para determinação dos riscos que podem afetar o projeto e de documentação de suas características. Este processo permite que a equipe do projeto tenha o conhecimento dos riscos existentes através do registro de riscos e tenha capacidade de antecipar eventos. A atividade de identificação de riscos pode incluir o Gerente do Projeto, membros da equipe, usuários finais, gerentes de outros projetos, clientes, especialistas no assunto externo à equipe do projeto, especialistas em riscos e as demais partes interessadas. Entretanto todo pessoal envolvido no projeto deve ser estimulado à identificar riscos. O processo de identificação de riscos é iterativo, pois deve ser realizado desde a iniciação do projeto e também porque novos riscos podem surgir ou se tornar evidentes durante o ciclo de vida do projeto. O formato da especificação dos riscos deve ser bem consistente para garantir que cada risco possa ser compreendido claramente, sem equívocos, para proporcionar a análise e o desenvolvimento de respostas eficazes. Este processo ainda deve envolver a equipe do projeto para que eles possam desenvolver e manter um sentido de propriedade e responsabilidade pelos riscos e suas respostas.
Realizar análise quantitativa dos riscos: Nesta etapa devemos analisar numericamente o efeito dos riscos identificados nos objetivos gerais do projeto, produzindo informações quantitativa dos riscos para respaldar a tomada de
decisões, visando reduzir as incertezas do projeto. A análise quantitativa é realizada nos riscos priorizados pelo processo de análise qualitativa como tendo impacto potencial e substancial nas demandas do projeto. O gerente deve usar da sua experiência para avaliar a viabilidade da aplicação da análise quantitativa dos riscos ao projeto, pois muitas vezes a falta de informações impossibilita a realização deste processo. Como ferramentas devem ser utilizadas técnicas de coletas e apresentação de
dados, Técnicas de modelagem e análise quantitativa dos riscos e Opinião Especializada. Planejar respostas aos riscos: Desenvolver opções e ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameças aos objetivos do projeto. O principal beneficio deste processo é a abordagem dos riscos por prioridades, injetando recursos e atividades no orçamento, no cronograma e no plano de gerenciamento do projeto, conforme necessário. Cada resposta planejada requer uma compreensão do mecanismo pelo qual o risco será abordado. Este mecanismo é utilizado para verificar se o plano de resposta está surtindo efeito ou não. A resposta ao risco deve identificar quem é a pessoa responsável por monitor e aplicar a resposta ao risco acordada no plano e no orçamento. As respostas planejadas devem ser adequadas à relevância do risco, ter eficácia de custos para superar o desafio, ser realista dentro das condições do projeto, e ser acordadas por todas as partes envolvidas. Em geral é necessário selecionar a melhor resposta ao risco diante das diversas possibilidades possíveis. Planejar o Gerenciamento da Equipe: Processo de identificação e documentação dos papéis, responsabilidades, habilidades necessárias e relações hierárquicas do projeto, alem da criação de um plano de gerenciamento de pessoal. Os principais resultados deste processo são: Estabelecimento de responsabilidades e papéis, organograma do projeto, plano de gestão de pessoas e o cronograma para mobilização e liberação de pessoal. O Plano de Gerenciamento da Equipe inclui identificação de necessidades de treinamento, estratégias para construção de equipe, plano e panorama de reconhecimento e recompensas, estratégias para mobilização e liberação de pessoal. O planejamento de recursos humanos eficaz deve considerar e planejar a disponibilidade ou competição por recursos escassos, pois mudanças nestes fatores podem influenciar nos custos, cronograma, qualidade, riscos e outras áreas do projeto. Planejar o Gerenciamento das Comunicações:Desenvolver uma abordagem apropriada e um plano de comunicações do projeto com base nas necessidades de informação e requisitos das partes interessadas, e nos ativos organizacionais disponíveis. O Gerente gasta a maior parte de seu tempo se comunicado com a equipe e outras partes interessadas, por isso é necessário identificar e documentar a abordagem de comunicação mais eficaz e eficiente.Planejar as comunicações é importante para alcançar o sucesso final em qualquer projeto, já uma comunicação inadequada pode causar problemas, como por exemplo: atraso na entrega de mensagens, comunicação de informações para o público incorreto, comunicação insuficiente para as partes interessadas e a má interpretação das mensagens comunicadas. Portanto nesta etapa devemos planejar quais informações devem chegar a quem, qual a periodicidade, como as informações serão disponibilizadas e os responsáveis por conduzi-las. E também, estabelecer quais os canais de comunicação deverão ser utilizados no projeto e distribuir as informações iniciais para toda equipe e os demais interessados no projeto. Todos os documentos gerados até o momento devem ser armazenados/disponibilizados no ambiente do projeto. Planejar Gerenciamento das Partes Interessadas (Stakeholders): Após as parte interessadas serem identificadas e classificadas na iniciação do projeto, neste momento devemos planejar e desenvolver estratégias apropriadas de gerenciamento para envolver as partes interessadas de maneira eficaz no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto, com base na análise de suas necessidades, interesses, e impacto potencial no êxito do projeto. Deve-se demonstrar como as partes interessadas serão afetadas pelo projeto e desenvolver maneiras de engajar as partes interessadas no projeto de maneira eficaz, a fim de gerenciar suas expectativas e cumprir os objetivos do projeto. Este processo envolve a criação e a manutenção de mecanismos de relacionamento entre a equipe e as partes interessadas afim de satisfazer suas necessidades e requisitos dentro dos limites do projeto. O resultado deste processo é o Plano de Gerenciamento das Partes Interessadas que deve ser revisado regularmente com a evolução do projeto, pois as necessidades e expectativas das partes podem mudar. Planejar o Gerenciamento das Aquisições do Projeto: Processo de documentação das decisões de compra do projeto determinando se deve-se adquirir ou não apoio externo e, se for o caso, o que adquirir, como fazer a aquisição, a quantidade necessária, e quando efetuar a aquisição. Este planejamento também identifica as necessidades do projeto que podem, ou devem, (Make or buy) ser melhor atendidas com a aquisição de produtos, serviços ou resultados fora da organização do projeto. Este processo inclui a avaliação dos fornecedores potenciais, os impactos no cronograma do projeto e os riscos associados que irão influenciar na decisão de fazer ou comprar. Desenvolver o Plano Integrado de Gerenciamento do Projeto: Nesta etapa devemos definir, preparar e coordenar todos os planos auxiliares e integrá-los a um plano de gerenciamento abrangente, criando um documento central que definirá a base de todo o trabalho do projeto. O plano de gerenciamento do projeto define como ele será executado, monitorado, controlado e encerrado. Este plano varia de acordo com a área e a complexidade do projeto e deve ser desenvolvido progressivamente integrando todos os outros processos de gestão do projeto. Na Adept temos a ferramenta projectmanager.com que nos auxilia a desenvolver e concentrar todas as informações dos planos auxiliares e compilá-lo em um único plano mestre do projeto. Reunião de kick-off do projeto: Após a realização das atividades de detalhamento do plano do projeto onde foram definidos os limites de escopo, prazo, custo e qualidade é o momento de dar o "ponta pé inicial no projeto", ou seja, formalizar o inicio da fase de execução para isso é necessário realizar uma reunião com a participação do time do projeto, dos patrocinadores e outros envolvidos para esclarecer e alinhar os objetivos, produtos e resultados, cronograma, premissas e outras informações importantes sobre o projeto com todos. Este é um momento muito importante para o projeto para alinhar as expectativas e também para garantir o comprometimento de todos com as responsabilidades do projeto. Este encontro pode ser realizado antes do término da fase de planejamento dependendo das características do projeto. Fonte: PMBOK 5ª Edição, PMI. *Processos ou Etapas ainda não implantados ou não sendo executado plenamente. Notas
Links: Qual a importância de estimar os recursos das atividades de um projeto?Estimativa dos recursos
Serve para definir tipos e quantidades de materiais, recursos humanos, equipamentos e suprimentos. Para isso é preciso: - Revisar a disponibilidade de recursos e a EAP (Estrutura Analítica do Projeto);
O que é estimar as durações das atividades?As estimativas de duração das atividades são avaliações quantitativas da mais provável quantidade de períodos de trabalho que será requerida para se completar uma atividade. As estimativas de duração das atividades devem sempre incluir alguma indicação da faixa de variação dos possíveis resultados.
Qual o objetivo do gerenciamento de recursos?O principal objetivo do gerenciamento dos recursos é definir os recursos necessários para o projeto, mobilizá-los ou adquiri-los, gerenciá-los, controlá-los e, por fim, liberá-los.
O que é estimativa de um projeto?Em Gerenciamento de Projetos, é uma técnica de estimativa que usa os valores de parâmetros, como escopo, custo, orçamento e duração ou medidas de escala, como tamanho, peso e complexidade de uma atividade anterior semelhante como base para estimar o mesmo parâmetro ou medida para uma atividade futura.
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Qual o principal benefício do processo estimar os recursos das atividades?
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