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Ficha de registro de empregado é um documento obrigatório previsto por lei que contém informações pessoais importantes do colaborador e fundamentais para cadastros em órgãos como INSS e também no eSocial. 07 de Abril de 2022 Antes da chegada do eSocial, a única ferramenta para manter as informações dos colaboradores registrada era por meio da ficha de registro de empregado. No entanto, anos após aderir à obrigatoriedade da plataforma, as empresas continuam utilizando o Livro de Registro de Empregados, cuja finalidade é manter o registro de dados dos trabalhadores da empresa e um histórico da trajetória de cada um — até porque a lei continua exigindo que essa anotação seja feita. Utilizar um modelo físico ou virtual de Ficha de Registro fica a critério da organização, o importante é que o registro seja mantido. Se você está se perguntando por qual motivo deve manter o documento, já que está atendendo corretamente a obrigatoriedade do eSocial, veio ao lugar certo. Aqui, você vai descobrir as respostas para as perguntas abaixo.
Acompanhe! Para que serve a ficha de registro de empregado?Após passar pelo processo seletivo e aceitar a proposta da empresa, os profissionais do departamento pessoal precisam cumprir com uma série de obrigações legais para ficar em dia com as exigências da CLT. Uma dessas obrigações é a ficha de registro do empregado, que reúne diversos dados sobre a pessoa física, necessários para cadastros em órgãos como o próprio INSS e o eSocial. Ou seja, nenhum profissional não pode iniciar suas atividades sem que antes passe pelo processo de admissão, onde são solicitados documentos para o preenchimento da ficha. O que diz a lei?A ficha de registro de empregado é prevista no artigo 41 da CLT: "Art. 41 – Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)." Embora o meio eletrônico seja amplamente utilizado, a CLT reforça a obrigação de anotar mesmo que em livro ou ficha de registro: "Art. 5º O empregador que optar por não realizar o registro dos empregados por meio eletrônico deverá anotar, nos mesmos prazos, as informações previstas no art. 2º em livro ou ficha de registro, que deverá permanecer no estabelecimento ao qual o trabalhador estiver vinculado." Como preencher a ficha de registro corretamente?O preenchimento da ficha de registro do empregado, em relação aos dados, também está na lei: “Parágrafo único - Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)”. Sendo assim, tanto na elaboração do contrato de trabalho, como no preenchimento do livro de registro de empregados, o novo colaborador deve entregar os seguintes documentos para admissão:
De posse a esses documentos, em conformidade com a portaria 41 do Ministério do Trabalho, a ficha deve ser constantemente atualizada com as seguintes informações:
Por que as empresas devem fazer essa ficha?Como você pôde ver até aqui, a ficha de registro do empregado está na lei, ou seja, ela é uma obrigação do empregador durante o processo de admissão. Seguir a legislação é fundamental para que a organização mantenha a segurança diante das obrigações e informações sobre o quadro de colaboradores, facilitando o cumprimento das rotinas do departamento pessoal e o controle interno. Veja o que acontece no caso das férias. FériasDe acordo com a CLT, a concessão de férias deve ser devidamente registrada em vários documentos: “Art. 135 - A concessão das férias será participada, por escrito, ao empregado, com antecedência de, no mínimo, 30 (trinta) dias. Dessa participação o interessado dará recibo. (Redação dada pela Lei nº 7.414, de 9.12.1985) § 1º - O empregado não poderá entrar no gozo das férias sem que apresente ao empregador sua Carteira de Trabalho e Previdência Social, para que nela seja anotada a respectiva concessão. (Incluído pelo Decreto-lei nº 1.535, de 13.4.1977) § 2º - A concessão das férias será, igualmente, anotada no livro ou nas fichas de registro dos empregados. (Incluído pelo Decreto-lei nº 1.535, de 13.4.1977)” Além dessas exigências, a CLT também estabelece o período: todo colaborador, ao completar 12 meses de trabalho, tem direito a férias. No entanto, a partir dessa data, o prazo para conceder o descanso é de 12 meses. Ou seja, o trabalhador pode gozar de suas férias somente após 24 meses de trabalho. Ter essa informação documentada para além da carteira de trabalho é fundamental não só para a proteção da empresa, mas também para conseguir se organizar e negociar as férias com o colaborador antes do vencimento do prazo. Quais os prazos para realizar as anotações sobre o empregado?A Portaria nº 1.195, de 30 de outubro de 2019 estabelece uma série de prazos em relação às anotações sobre o empregado, contemplando não apenas o banco de dados da empresa, mas também a carteira de trabalho digital aos que já fazem uso, e ao eSocial. Confira a seguir. Um dia antes de iniciar um novo emprego
Até 15 dias depois do primeiro dia de trabalho
Até 15 dias após o fato
15 dias após o afastamento
Registro imediato
Nesse âmbito, a lei estabelece prazos diferenciados para cada situação: “VI - até o primeiro dia útil seguinte ao da sua ocorrência, o acidente de trabalho que não resulte morte, ou a doença profissional. VII - até o 10º (décimo) dia seguinte ao da sua ocorrência, os dados de desligamento cujo motivo gera direito a saque do FGTS.” A portaria também reforça que as empresas que não utilizam a ficha de registro de empregados no formato eletrônico devem cumprir as anotações nestes mesmos prazos. Preencher a ficha de registro do empregado pode ser uma tarefa designada ao setor de contabilidade da empresa, facilitando a prevenção dos problemas em relação à fiscalização e possíveis processos trabalhistas. Os contadores auxiliam os profissionais do departamento pessoal a manter as informações centralizadas e atualizadas, realizando eventuais correções quando necessário. Para mais informações que vão ajudar nas rotinas trabalhistas, siga-nos nas redes sociais e confira as atualizações. Estamos no LinkedIn, Twitter e Facebook.
Quanto ao preenchimento da Carteira de Trabalho e Previdência Social CTPS?A Lei não é rigorosa quanto ao sistema de anotações na CTPS do empregado, admitindo-se que sejam feitas de forma manual, mecânica ou eletrônica, observadas as instruções do Ministério do Trabalho. A Portaria 41/2007, do MTE disciplina o registro e a anotação da Carteira de Trabalho e Previdência Social de empregados.
O que deve ser anotado na carteira de trabalho?No momento em que se inicia um novo contrato de trabalho, anotações como a data de admissão, remuneração e as condições especiais, se houver, não podem faltar. Além dessas, devem constar anotações sobre as férias, data do desligamento do empregado e as alterações de salário e cargo.
Qual o prazo em que as anotações na CTPS deverão ser efetuadas?O art. 29 da CLT dispõe que a CTPS será obrigatoriamente apresentada, contra recibo, pelo trabalhador ao empregador , o qual terá o prazo de 48 horas para nela anotar especificamente, a data de admissão, o tipo de remuneração, qual a forma de pagamento, a função exercida e as condições especiais, se houve.
Como preencher a carteira de trabalho?1- Contrato de trabalho. Empregador: nome completo;. CNPJ/MF: colocar o número do CPF do empregador;. Rua e Nº: nome da rua e número do imóvel em que o funcionário trabalha;. Município e est.: nome do município e estado onde está localizado o imóvel onde o funcionário trabalha;. Esp. ... . Cargo: discriminar a função.. |