Como se denomina a ação planejada com o objetivo de eliminar as causas de uma não conformidade e impedir que ela se repita?

Tempo de leitura: 10 minutos

Certamente você já ouviu falar sobre os vários tipos de auditoria. Sendo assim, se você é um empresário ou gestor, precisa estar ciente que é uma excelente ferramenta de prevenção contra procedimentos e obrigações apresentadas ao fisco em desacordo com a legislação ou normas internas da empresa.

No entanto, é necessário conhecer cada uma delas para saber qual deve ser realizada em sua organização. Continue lendo o artigo para que possamos esclarecer melhor o assunto. Vamos lá?

Afinal, o que é uma auditoria?

A auditoria é o processo de verificação de ações, da contabilidade e dos documentos de uma organização, com objetivo de averiguar se tudo está dentro do que foi estabelecido e planejado, se estão cumprindo as regras internas da empresa e a legislação que determina quais são as obrigações a serem cumpridas no negócio. Ela é uma especialização da ciência contábil que estuda, registra e interpreta os dados e fenômenos que podem modificar o patrimônio da organização.

Por exemplo, se a contabilidade registra corretamente as atividades da empresa, a auditoria que provém desse setor, examinará a documentação para certificar a veracidade dos registros feitos por ela. No entanto, não é somente isso que ela avalia, também analisa os fatos e operações que ocorrem dentro do ambiente empresarial e que vão para a contabilidade. Por isso, todo negócio necessita de um departamento financeiro, pois ele é responsável pela gestão dos recursos provenientes dele.

Então, o papel de um auditor é examinar sistematicamente as tarefas desenvolvidas em algum setor específico ou na instituição de modo geral. Sendo assim, pode ser dividida em auditoria interna e externa, operacionais, contábeis, financeiras dentre outras.

Entenda em quais situações uma auditoria ocorre

Dependendo da área de atuação, as empresas são legalmente obrigadas a realizarem auditorias semestrais ou anuais, de forma que os auditores sejam independentes da entidade que sofrerá a verificação.

Por outro lado, há aquelas situações em que ela pode optar pelo serviço, devido aos motivos de melhoria nos procedimentos, prevenção de erros e fraudes. Dessa maneira, a auditoria auxiliará na definição dos riscos que podem atrapalhar a governança, bem como, avaliar a eficiência dos processos utilizados e se as ações estão sendo realizadas conforme o que foi determinado.

Além disso, ela também pode ser solicitada para a conferência de credibilidade ao comprovar os dados apresentados pela contabilidade. Nessa situação, são examinados os registros e as movimentações feitas dentro da organização.

Há diversos tipos de auditoria, por isso conheça cada uma delas para saber qual solicitar quando houver alguma necessidade. Veja!

Auditoria Interna

A auditoria interna está ligada a avaliação da gestão empresarial, desse modo, suas investigações analisam todos os processos internos na organização, identificando eventuais falhas e gargalos operacionais que fazem com que a empresa perca em competitividade e produtividade, bem como analisa se todas as atividades estão sendo desempenhadas de acordo com os manuais e normas e procedimentos internos da empresa.
Portanto, esse tipo de auditoria é um braço importante na administração do negócio, pois permite que os gestores tenham visão ampla dos processos produtivos e atividades na empresa, além de desmistificar fraudes e erros que estejam deteriorando o patrimônio e prejudicando os resultados da empresa.

Geralmente, quem atua nesse modelo são os próprios funcionários que são devidamente treinados na ISO 19011 e no sistema de gestão que será auditado. Também, ela pode ser feita por meio da terceirização contábil. Visto que, os auditores analisam os procedimentos, as práticas de controle interno, os regulamentos e os registros. Para que possam ser melhorados dentro da rotina. Dessa forma, ajudam nas correções das falhas e no monitoramento das atividades.

Logo, seu objetivo é encontrar maneiras de garantir o cumprimento dos regimentos, normas e políticas internas da organização. Consequentemente, a análise proporciona relatórios de recomendações periodicamente.

Auditoria contábil e fiscal

Nesse quesito, o foco é o patrimônio da empresa, pois a auditoria contábil é responsável por analisar minuciosamente se o patrimônio dela é bem administrado e estão segundo as diretrizes estabelecidas por ela. Além disso, averiguar se as ações têm respeitado os princípios contábeis para que reduza os índices de improbidade corporativa.

Ademais, analisa os documentos contábeis para conferir se as demonstrações estão compatíveis com a situação financeira, econômica e patrimonial da companhia. Com técnicas e procedimentos específicos, o auditor verifica os registros para atestar que estão idôneos, assim como, os controles internos auditados. Perante isso, a auditoria identifica os erros contábeis fatais que tem prejudicado o capital da organização pelos exames dos registros documentados.

Inclusive, a auditoria contábil pode trabalhar em conjunto com a fiscal para garantir que as obrigações com os impostos, também, estejam sendo cumpridas de acordo com a lei. Para que a empresa não incorra em crimes e infrações tributárias. Desse modo, ao executar o controle dos procedimentos legais é possível recuperar os tributos pagos que não eram devidos.

Por isso, são avaliados os aspectos fiscais que envolve a gestão administrativa, já que a legislação tributária brasileira é complexa. Uma vez que não tenha controle eficiente, o negócio fica vulnerável diante da alta carga tributária dificultando o exercício da atividade. Sendo assim, ela é fundamental para que a companhia exerça uma gestão e revisão tributária qualificada, evitando gastos desnecessariamente.

Auditoria operacional

Uma auditoria operacional atua no staff da administração, assessorando o desempenho das funções e as responsabilidades dela, na gestão, de maneira que, sigam o planejamento e o programa de trabalho.

Ainda, avalia as metas e os objetivos que são atingidos, seus diferentes departamentos, atividades, sistemas de ERP, controles, funções e operações. Com o intuito de obter os “3 Es”: eficiência, economicidade e eficácia. No entanto, para isso as metas são desmembradas da seguinte forma:

• encontrar falhas e irregularidades existentes no ciclo operacional;
• compatibilidade entre as ações operacionais administrativas, de políticas internas, de planos e diretrizes;
• motivos das ineficiências ou de desperdícios;
• validação do desempenho do setor auditado e de seu ciclo operacional;
• verificação da adequação e eficácia dos controles gerenciais internos.

Logo, a auditoria operacional proporcionará aos membros da administração, subsídios para a melhoria da gestão, com eficiência, atuando com economicidade para obter a eficácia.

Auditoria de compliance

Primeiramente, entenda que o significado de compliance é estar em conformidade com critérios e padrões. Nesse contexto, estão incluídas as leis, normas regulamentadoras, determinações de órgãos fiscalizadores, boas práticas e demais paradigmas estabelecidos.

Para isso, os gestores devem atuar orientando todos os níveis hierárquicos da empresa com objetivo de garantir a conformidade entre os seus colaboradores. Porque a falta desse controle e de uma supervisão adequada, direciona a transgressão de regras, das normas de condutas até as faltas graves como fraudes.

Desta forma, a auditoria de compliance busca estabelecer procedimentos e atividades cotidianas, ações e treinamentos. Para que haja uma conscientização da equipe sobre a maneira correta de executar todas as tarefas peculiares a cada função.

Diante disso, essa modalidade contribui para a preservação da imagem institucional, auxilia no controle e gestão de riscos, garante a atuação da empresa segundo os padrões éticos de conduta e que as operações sigam as leis. Ainda, aumenta a eficiência dos processos empresariais, se torne um representante de um dos pilares da boa governança, faz com que as políticas da organização sejam acompanhadas e traz segurança e tranquilidade para o negócio e os clientes.

Auditoria de sistemas e TI

Esse tipo de avaliação serve para monitorar os controles, desenvolvimento de sistemas, procedimentos de tecnologia da informação, infraestrutura, operações, desempenho e segurança no processamento de dados para tomadas de decisões. Além, de manter a conformidade e fazer o gerenciamento de riscos.

Contudo, não são apenas os hardwares ou procedimentos peculiares que são auditados, como também, os inputs, processos, controles, arquivos, segurança e softwares. Com o intuito de deixar todo ambiente da tecnologia da informação confiável. Permitindo, desse modo, que haja integridade e segurança do tráfego de dados. Acrescenta-se a essa situação as informações contábeis, financeiras e operacionais.

Geralmente, as avaliações nos sistemas de gestão e TI ocorrem quando já há certificação ISO ou a empresa está em busca dela, pois, pelas averiguações dos auditores as companhias obterão ou manterão o selo de certificação. No entanto, é um processo em que existem muitas dúvidas em relação a sua condução, procedimento, objetivos, abordagens e formas de execução do time auditor.

Diante do avanço das plataformas, a auditoria não pode menosprezar sua relevância, assim, analisa a eficiência e desempenho das soluções tecnológicas adquiridas pela empresa. Logo, são auditados os sistemas que envolvem os procedimentos de qualidade, responsabilidade social, ambiental, de segurança, saúde no trabalho, energia e gestão integrada.

Auditoria de qualidade

Visa realizar uma análise planejada e documentada dos sistemas, processos e produtos. Com a finalidade de prevenir a correção de problemas. Por isso, determina o aprimoramento do controle de qualidade, verificando uma série de requisitos. Desse jeito, evidência a verificação de que os parâmetros dos sistemas de gestão atuam corretamente para alcançar os resultados pretendidos.

Igualmente, são examinadas as conformidades e não conformidades, a eficácia do sistema de atendimento para saber se os objetivos e metas estão dentro do estabelecido. Identificando pontos de melhoria, verificando os requisitos legais, se as atividades constam no planejamento, se proporciona confiança aos clientes, detectando problemas de ocasião e retornando informações para que sejam corrigidas.

Com base nisso, os dados coletados precisam ser verdadeiros e realistas, já que decisões são tomadas mediante os balanços da auditoria. Caso as informações estiverem erradas poderão provocar problemas devastadores na organização. Por outro lado, as companhias que passam pelo processo e são certificadas pela ISO 9000 tem vantagem competitiva e trabalha com transparência para os clientes, fornecedores e outros interessados.

Sendo assim, obterão padronização e conformidade nas práticas desenvolvidas ao negócio, maior produtividade, diminuição e eliminação de desperdícios e custos desnecessários, qualificação dos seus colaboradores, satisfação dos clientes internos, externos e credibilidade junto ao mercado.

Auditoria ambiental

Ela faz parte da necessidade das empresas de apreciarem os passivos ambientais quando há fusões e aquisições, com objetivo de que o valor seja considerado no negócio. Esses passivos são as obrigações que as instituições têm com a natureza e com a sociedade para promover investimentos que cuide do meio ambiente.

Quando não são bem geridos pode trazer grandes custos para a remediação, prejuízos financeiros e ainda afetar a imagem da instituição em questão. Desse modo, a auditoria ambiental atua como meio para que as companhias verifiquem sistematicamente os cuidados com o meio ambiente.
Nesse contexto, é possível considerar a conduta ou o desempenho ambiental exercido pela auditada para saber se colabora com os critérios determinados, respeitando a legislação vigente e de seu setor. De modo que possam ser identificados o descontrole quanto ao impacto ambiental das atividades, os riscos de multas no descumprimento das normas, dentre outros.

Dada a sua importância, ela é uma ferramenta que precisar ser usada para controlar a observância dos critérios e medidas estipuladas, visando evitar a degradação ambiental que acontece quando há falhas no controle dessas operações.

Até mesmo, constata áreas de riscos, problemas de infração, desvio das normas, mostrando os pontos fortes e fracos. Partindo desse ponto, a empresa que se candidata a essa certificação necessita estudar e conhecer os benefícios e exigências da auditoria ambiental antes de inserir no seu sistema de gestão.

Auditoria Externa

No caso da auditoria externa, ela deve ser realizada por auditores independentes. Sendo empresas com alto conhecimento sobre o trabalho e que proporcionam um serviço específico. Dessa forma, elas vão validar os dados financeiros, patrimoniais e contábeis de um período, além de garantir aos acionistas e gestores a segurança quanto ao empreendimento em questão e dos ativos da organização. Nesse serviço o direcionamento é comprovar a veracidade das informações, com objetivo de emitirem um parecer técnico.

Desse modo, as empresas com receita bruta acima de 300 milhões são obrigadas a fazerem a auditoria externa, para que suas demonstrações contábeis sejam analisadas. Tornando-as, assim, fidedignas aos acionistas.

Esse tipo de verificação pode ser utilizado para averiguar as áreas: contábil, fiscal, operacional, de folha de pagamento, dentre outras. Porque, também, funciona como uma consultoria que avalia os registros contábeis de todos os setores.

De folha de pagamento

Outra área que recebe a intervenção dessa avaliação, é o da folha de pagamentos. Pois, todos os documentos e cálculos que dizem respeito aos salários dos trabalhadores são verificados pelos auditores.

Visto que, com a experiência investigatória das rotinas e aplicações das normas, eles destacarão os processos praticados, multas e artigos infringidos, se os cálculos de férias, rescisões, folhas, de tributos trabalhistas e sindicais estão corretos, como as rubricas pagas e descontadas e, ainda, observarão se as condutas estão dentro da Consolidação das Leis Trabalhistas e Convenções.

Mais um item tem entrado nesse processo, que é o eSocial. Ele está modificando os prazos de envio dos dados prestados ao Governo Federal, bem como, tem exposto os procedimentos das empresas. Partindo desse princípio, a fiscalização ficará mais severa, já que as informações estarão no ambiente digital.

Caso a Receita Federal identifique alguma irregularidade, nos últimos cinco anos do calendário, poderá aplicar autuações retroativas desde que começou o sistema. Por isso, a auditoria da folha de pagamentos precisa conhecer as multas do eSocial que a organização está sujeita e regularizá-la no devido prazo.

Auditoria governamental

A auditoria governamental visa examinar os resultados operacionais diante da gerência de uma entidade pública. Logo, é exercida em toda a máquina governamental federal, considerando aspectos dos programas de governo e da gestão em si.

Ela atua no monitoramento dos atos e fatos que estão ocorrendo na administração. Ao passo que o gestor tenha uma visão global do todo e não somente de setores. O seu desenvolvimento pode ser desempenhado por auditores internos, desde que sejam contadores públicos ou por empresas independentes.

A auditoria pode ser feita para controle interno de cada órgão para comprovar a legalidade dos resultados quanto à economicidade, eficácia e eficiência da gestão. Assim, ela tem um papel social ao avaliar o desempenho das políticas, previne situações erradas de conduta de servidores, subtração ou má gerência dos ativos governamentais.

Saiba como preparar sua empresa para uma auditoria

A auditoria deve estar presente em qualquer companhia porque com ela os gestores garantem que os processos são desempenhados corretamente, de maneira otimizada e em conformidade com a legislação. Logo, é preciso estar sempre preparado para essa avaliação.

Trabalhe com um plano anual

Faça um planejamento anual das atividades da organização, indicando os setores que serão auditados e os motivos dessa averiguação. Com isso, os diretores aprovarão o exame, com datas de início e término. Ainda, com suas reuniões e prazos para a entrega dos relatórios finais pelo auditor.

Tendo tudo agendado, o profissional ficará exclusivo para desenvolver o trabalho, bem como, deixe os colaboradores cientes do que vai ocorrer para que nesse tempo a auditoria não atrapalhe a rotina deles.

Formalize os processos

Documente todas as ações com objetivo de explicar os processos e as responsabilidades que cada funcionário tem dentro da empresa. Crie uma equipe capacitada para orientar as dúvidas dos empregados quanto aos procedimentos a serem feitos no ambiente laboral. Inclusive, participe de tudo com sua equipe e supervisione o auditor.

Escolha entre auditoria interna ou externa

Se ficar na dúvida se deve contratar uma auditoria interna ou externa, veja como decidir pela mais adequada. Por exemplo, uma empresa especializada em auditoria externa entregará para sua diretoria, relatórios personalizados, seguros e com dados relevantes para avaliar o que está acontecendo em seu negócio.

Já com a auditoria interna, sua companhia deverá treinar uma equipe para que possa atuar especificamente em seu modelo de empresa. Por esse motivo, pode ser mais interessante investir na terceirização que terá profissionais mais qualificados para garantir um bom trabalho.

Estabeleça um cronograma

Planejamento é importante para qualquer coisa, dessa maneira, selecione alguns funcionários para criarem o calendário, definindo pontos como as atividades e processos que serão auditados, data e horário que serão feitas as auditorias, nomes dos auditores, dos demais envolvidos e dos responsáveis para esclarecerem as dúvidas.

Faça testes

Realize simulações antes de começar as avaliações, com isso o auditor poderá avaliar os controles internos e descobrir se o nível de segurança é o mais indicado para o empreendimento.

Aproveite as opções de testes e use-os conforme as características e exigências de cada setor ou da companhia como todo. Assim, poderá verificar os níveis de riscos, processos e controles internos. Um deles pode ser o teste de observância, substantivos e análise de cenários distintos.

Ressaltando que no de observância, o auditor conferirá se os processos internos estão dentro da ordem e se equipe cumpre as regras. Já nos de substantivos buscará provas quanto às negociações para opinar sobre eventos específicos. Na análise de cenários distintos considerará as situações diversas durante o teste examinando registros e documentos para encontrar incoerências internas.

Resumindo, a auditoria promove a fiscalização dos processos de uma empresa, analisando os procedimentos por meio de estudos e testes, sempre considerando se o sistema averiguado é o que a organização segue na prática.

Diante disso, opina sobre o funcionamento dos controles internos da auditada. Para que a administração tenha confirmação de que os planos, procedimentos e políticas determinadas pela companhia são efetivamente seguidas. Sendo assim, os auditores ajudam os gestores a desempenharem as suas responsabilidades de forma eficaz. Fornecendo análise, avaliações, recomendações, assessoria e informações relevantes às tarefas que foram verificadas.

Com base nas explicações dadas acima, é necessário escolher o tipo de auditoria adequada para cada objetivo de seu negócio. Já que seu intuito é buscar por soluções e melhorias nas práticas financeiras, operacionais, ambientais, sanitários dentre outras. Desse modo, entenda que ela só tratará benefícios para a sua empresa.

O artigo fez você refletir não é mesmo? Então, para aprender mais, assine a nossa newsletter e receba informações tão importantes quanto essas.

O que é uma ação corretiva e preventiva?

E a ação levada a efeito para eliminar as causas de uma não conformidade?

O que é uma ação preventiva?

O que é ação de não conformidade?

Qual a ação que resulta em resolver uma não conformidade na sua causa raiz ação planejada gerenciamento de riscos ação preventiva ação corretiva planejamento de riscos?

O que é conformidade e não conformidade?