Realizar o gerenciamento de riscos é sempre um grande desafio e exige um foco e dedicação dos envolvidos. Atualmente a agilidade é uma verdade em vários contextos e podemos aumentar muito o valor que a agilidade pode nos proporcionar agregando o gerenciamento de riscos. Este artigo apresenta uma forma aderente à agilidade para aplicar o gerenciamento de riscos de forma visual, simples e rápida através de um Quadro de Riscos com os respectivos riscos e ações. Show
Independente se o seu contexto é preditivo ou adaptativo, a prática é aplicável em qualquer contexto e área de atuação! Além disso, é totalmente aderente às práticas de Gerenciamento de Riscos, principalmente com as práticas relacionadas à certificação PMI Risk Management Professional (PMI-RMP)®. A origemEste “Quadro de Riscos” originou-se por necessidades em projetos e contextos para termos um melhor resultado com o gerenciamento de riscos, principalmente nos contextos ágeis. Foi aí que surgiu o FAR-Framework Ágil para Gerenciamento de Riscos, onde o “Quadro de Riscos” é utilizado principalmente na etapa “Atue” deste framework. Também faz parte de uma outra abordagem de trabalho que denomino como RMF-Risk Management Flow! Não irei abordar aqui o FAR e o RMF, cito apenas para dizer que o “Quadro de Riscos” é uma peça fundamental de práticas maiores! Por curiosidade, segue a seguir o diagrama do FAR apenas para uma visão geral. Diagrama do FAR-Framework Ágil para Gerenciamento de RiscosComo então realizamos essa implementação do gerenciamento de riscos visual e aderente à agilidade? Hummmm, é fácil! Teoria do quadro de riscosComo comentado anteriormente, parte deste gerenciamento tangibilizaremos através do Quadro de Riscos, tendo a visão de todo o gerenciamento dos riscos em projetos sob o aspecto do monitoramento e controle geral dos riscos e de suas respectivas ações. É essencial que a cultura do ambiente/contexto em questão tenha uma maturidade aderente à agilidade para agregar por exemplo nos seguintes pontos:
Considerando o exemplo de quadro de riscos acima vamos resumir para este artigo o que são cada uma das partes que compõem o quadro:
Escalar: quando há o consenso de que o risco está fora do escopo do projeto e precisa atuar numa esfera acima, como na esfera de programa ou portfólio. Aplicamos as estratégias de 1 a 4 aos riscos de ameaças, as estratégias 5 a 8 aos riscos de oportunidades, e as estratégias de 8 a 11 para ambos tipos de riscos. As estratégias devem ser executadas antes da ocorrência do risco; antes que o gatilho seja disparado transformando o risco em um fato! Após o disparo do gatilho, geralmente não é mais necessário executar as ações estratégicas para o risco em questão; são ações preventivas!
Plano de Contingência: ações que tomamos para lidar com os impactos causados pelos riscos. As ações do plano de contingência devem ser executadas apenas após o disparo do gatilho do risco. 😉 Plano Alternativo: são ações alternativas às ações do plano de contingência caso uma ou mais ações do plano de contingência não der o resultado esperado. É o famoso “Plano B”! O que fazer se a contingência não der certo?
Não há uma regra específica para definir o Dono do risco e cada projeto pode definir sua regra. Uma prática sugerida é do Dono do risco ser a pessoa ou time responsável pela área ou assunto de impacto do risco. Exemplo: -Product Owner ou Analista de Negócios pode ser o Dono do risco para o risco que impacta o negócio ou escopo do produto; -Um Scrum Master pode ser o Dono do risco para o risco que impacta as cerimônias do Scrum; -Gerente de Projetos pode ser o Dono do risco para o risco que impacta a disponibilidade do time; -O Patrocinador pode ser o Dono do risco para o risco que impacta alguma cláusula específica do contrato. Ele pode delegar as ações para um “Dono das ações do risco”, que é definido mais adiante neste artigo, mas continua sendo o grande responsável pelo risco do qual é dono, além de realizar as devidas marcações negociadas no processo de gerenciamento de riscos.
As partes: Estratégias, Plano de Contingência e Plano Alternativo possuem um fluxo de “Plano, Em Ação e Pronto”: -Plano: quando a ação está planejada para a parte em questão do risco; -Em Ação: quando a ação está em execução pelo Dono do Risco ou pelo Dono das ações do risco; -Pronto: quando a ação foi realizada; independentemente de o resultado ter sido positivo ou negativo, fica nesta etapa do respectivo fluxo. Há também as marcações visuais aos riscos:
-Prevenir = PV -Mitigar a probabilidade = MP -Mitigar o impacto = MI -Transferir = TF -Melhorar a probabilidade = MB -Melhorar o impacto = MT -Explorar = EX -Compartilhar = CP -Aceitar passivamente = AP -Aceitar ativamente = AA -Escalar = EC
É importante frisar que o método de priorização é conforme o estabelecido pelo time / envolvidos no gerenciamento de riscos. ——————————– Esta configuração de quadro é uma visão sugerida. Você pode usar a configuração de quadro e nomenclaturas que melhor se encaixe em seu contexto. 😉 Exemplo de gerenciamento de riscos em projetos com o Quadro de RiscosPreenchemos então o quadro de riscos com as informações pertinentes. Estas informações podem surgir a qualquer momento e podem ocorrer principalmente em um evento de workshop de riscos. Não veremos detalhes sobre workshop de riscos aqui, mas ele pode ser utilizado para identificar, priorizar e planejar as ações aos riscos. 🙂 Planejando o quadro de riscosVamos agora planejar o quadro de riscos utilizando apenas 6 passos! Ao final teremos como resultado algo como: Quadro de riscos planejado
O quadro anterior apresenta 5 riscos, sendo 3 ameaças (A1, A2, A3) e duas oportunidades (O1, O2). Vamos considerar aqui que os riscos estão ordenados por algum método de priorização, sendo o risco acima mais prioritário e o abaixo menos prioritário. Os riscos não priorizados também são considerados neste passo e são apresentados na última parte deste exemplo. 🙂
É essencial que cada risco tenha um Dono! Um risco sem Dono fica solto e não gerenciável, aumentando a probabilidade da ocorrência das ameaças e diminuindo a probabilidade de ocorrência das oportunidades.
Sem ele não conseguimos monitorar o risco. É de extrema importância ter o gatilho identificado e utilizado para o monitoramento do risco.
Não podemos ficar esperando as coisas acontecerem para tomarmos ações aos riscos. Sendo o caso, estas ações podem influenciar diretamente o escopo do projeto e/ou do produto. Podem ser ações que tiram escopo do trabalho, re-agenda uma entrega ou reunião, cria uma nova comunicação entre pessoas no projeto, entre outras.
É importante sabermos o que fazer caso o risco ocorra, mesmo que a decisão seja a de não fazer nada! Aceitando de alguma maneira o risco.
O mesmo comentário acima aplica-se às ações alternativas. Uhuuuu, parabéns! Pronto! Temos o planejamento dos respectivos riscos realizados. Execução e acompanhamentoAgora vamos considerar que o projeto está sendo executado normalmente e que através do gerenciamento de riscos vamos acompanhando a execução e realizando as respectivas ações aos riscos. A figura a seguir apresenta o quadro em “movimento”: Quadro de riscos em movimentação / execuçãoVamos observar as seguintes movimentações no quadro:
Comentário: Neste momento a ação estratégica pode ser avaliada se terá algum benefício positivo, mesmo com o gatilho iniciado. Se houver benefício, neste caso, como aumentar o impacto do risco, pode-se continuar com a sua execução paralela à ação de contingência; caso contrário, a ação estratégica pode ser encerrada!
Ufa… Que correria estas ações hein! 🙂 Aproveitando a visão atual das movimentações realizadas, a seguir destaco as situações dos riscos e de suas respectivas ações, tendo adicionado algumas marcações que podem nos ajudar na geração de estatísticas para uma melhor gestão atual e futura. Quadro de riscos com marcação da situação das ações e dos riscos encerradosPodemos observar no quadro acima que:
PriorizaçõesAs marcações possibilitam a geração de estatísticas para análise e tomada de decisões para realização de retrospectivas ou lições aprendidas, principalmente no contexto do gerenciamento de riscos em projetos. Seção de riscos não priorizados apresentada para separar os riscos prioritários dos não prioritários. Os riscos não prioritários são riscos que pertencem a uma lista de monitoramento. Geralmente são riscos de baixo impacto e/ou baixa probabilidade. Critérios de alto, médio ou baixo impacto ou probabilidade não são detalhados neste artigo, mas tais definições são necessárias para a prática real! Temos os seguintes passos obrigatórios para a seção de riscos não prioritários:
Estes passos são obrigatórios para que, mesmo não sendo um risco priorizado, que seja conhecido, alguém (Dono do risco) monitore (gatilho) a frequência planejada de monitoramento dos riscos. Ou seja, mesmo sendo um risco de ameaça com 1% de probabilidade de ocorrência, este 1% deve ser monitorado através de seu gatilho. Os passos adiante são opcionais e uma análise de custo versus benefício deve ser realizada, por exemplo, sobre o esforço para se gerar tais planos versus a probabilidade de 1% de ocorrência de um risco. Passos opcionais para a seção de riscos não prioritários:
Enfim, chegamos ao final destes exemplos de atuação com o quadro de riscos. Observe como ele agrega valor ao gerenciamento de riscos em projetos de forma:
uhúúúú, chegamos ao fim deste grande e valioso assunto! 😉 Exemplos de Quadros de Riscos criadosAntes de finalizar, veja adiante alguns exemplos de quadros implementados. Independente de como ele é visualmente, “mais bonitinho” ou “mais feinho”, físico ou digital; o importante é a realização do gerenciamento dos riscos ocorrerem com qualidade e com resultados. Exemplo 1 de Quadro de RiscosExemplo 2 de Quadro de Riscos Exemplo 3 de Quadro de RiscosExemplo 4 de Quadro de RiscosExemplo 5 de Quadro de RiscosEncerrandoFoi apresentado aqui um grande resumo de como podemos atuar de forma adequada e profissional com o gerenciamento de riscos em projetos e suas ações numa vibe ágil, possibilitando então a você a aplicação imediata em seus projetos. Te chamo então para ação! Aplique de imediato em seus projetos e vivencie o catalisador da agilidade, o gerenciamento de riscos em projetos! Apesar de estarmos focando no gerenciamento de riscos em projetos, tudo o que foi apresentado é aderente ao gerenciamento de produtos, gestão de portfólio, gestão funcional, gestão de demandas, enfim, a qualquer contexto que seja necessário, seja em um nível estratégico, tático ou operacional! Valorize o gerenciamento de riscos e tenha grandes resultados. E ainda, compartilho com você o seguinte pensamento: Até o próximo conteúdo! Abraços pessoal! Autor: Hugo Lourenço Quais são os 4 processos básicos do gerenciamento de riscos?A gestão básica de riscos possui quatro passos, são eles: mapear, classificar, monitorar e tratar. Estes passos serão encarados como elos ligados, onde se faltar algum deles, o processo não se torna cíclico e eficaz.
Quais são as etapas do processo de gerenciamento de riscos?Quais as 5 etapas de gerenciamento de riscos?. Etapa 1: Identifique o risco. Você e sua equipe descobrem, reconhecem e descrevem riscos que podem afetar seu projeto ou seus resultados. ... . Etapa 2: Analise o risco. ... . Etapa 3: Avalie ou classifique o risco. ... . Etapa 4: Trate o risco. ... . Etapa 5: Monitore e analise o risco.. Quais são as 4 estratégias para lidar com os riscos?Os tipos de respostas para lidar com as ameaças são quatro:. Eliminar a ameaça;. Mitigar;. Transferir;. Aceitar.. Quais são as 4 etapas da higiene ocupacional?As quatro etapas da higiene ocupacional são: antecipação, reconhecimento, avaliação e controle de riscos.
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