Qual e a importância do controle financeiro e do fluxo de caixa para as empresas

Sobre o que estamos falando?

• Fluxo de caixa é como chamamos as movimentações financeiras da sua empresa. Em outras palavras, é o comparativo entre quanto você ganha em vendas e quanto você gasta se manter no mercado;
• Você pode controlar o fluxo de caixa diário e mensal da sua empresa com ferramentas online. A Conta Azul é a maneira mais prática e precisa de fazê-lo! 

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Hoje vamos falar de um assunto muito importante para quem tem uma empresa, e que serve para te proteger de um dos equívocos mais comuns à gestão financeira praticada por empresários. 

Muitos olham apenas para o dinheiro que entra das vendas ou contratos. O problema é que isso pode levar a uma visão errada sobre a situação da empresa. Para preservar a saúde do negócio, é preciso entender o que é fluxo de caixa. Leia para saber mais.

Se você olhar apenas para o dinheiro que entra das vendas ou contratos, pode ser levado a uma visão errada sobre a situação da empresa. É preciso entender o que é fluxo de caixa e como ele pode ajudar no controle e na organização de seus negócios. 

Um pico nas vendas ou a data de vencimento dos contratos cria uma impressão de que tem dinheiro sobrando, mas sem olhar os gastos que vêm pela frente, essa informação sobre a realidade financeira da empresa fica escondida. 

Saiba mais ao longo dos tópicos:

• O que é fluxo de caixa
• Por que ter um fluxo de caixa?
• Atualização e rigor no controle do fluxo de caixa
• Viabilidade do produto
• A importância do fluxo de caixa
• 5 dicas para ter um fluxo de caixa eficiente
• Quais são os benefícios do fluxo de caixa?
• Monitore o fluxo de caixa em tempo real com a Conta Azul Pro

Vídeo: Fluxo de caixa, entenda e domine

Confira no vídeo o resumo do que é fluxo de caixa e como ele pode ajudar você no dia a dia de sua empresa.

Fluxo de caixa é o movimento de entradas e saídas de dinheiro do caixa da empresa. Ou seja, o que você recebe e o que paga em seu negócio. Para um bom controle de fluxo de caixa, é necessário garantir registros detalhados de ganhos e gastos, com disciplina e sem erros. Em uma visão diária, semanal ou mensal, ele já oferece instrumentos de verificação e análise para seus negócios.

Por mais experiente que seja, você, dono de negócio, pode pecar por ter informações incompletas ou descontextualizadas. Digamos que o seu empreendimento tenha um pico nas vendas, por exemplo. Ou, então, que a data de vencimento dos contratos esteja a seu favor. Isso cria a impressão de que tem dinheiro sobrando na empresa. Enquanto você não olhar os gastos que vêm pela frente, a realidade financeira da empresa pode ficar escondida.

Para tornar o processo mais eficiente, todas as receitas e despesas, por menores que sejam, precisam ser registradas. É comum, em pequenas empresas, que essa organização comece por planilhas. Embora elas sejam boas ferramentas para registro de dados, elas limitam a capacidade de análise dos dados. Isso porque elas precisam ser preenchidas manualmente, e não fazem cálculos automáticos. Muitas vezes você precisa se tornar um guru das fórmulas para extrair as informações de que você precisa.

É por isso que o mais recomendável é avançar rumo a ferramentas mais completas, como um sistema de gestão online. Já existem muitas plataformas online de controle financeiro empresarial que ajudam você a gerir todos os pagamentos e recebimentos. Como são semi-automáticas, organizam as informações de movimentações financeiras sem demandar tanto tempo.

Você deve estar querendo entender se investir esforços para controlar o fluxo de caixa realmente valem a pena. Sem dúvidas, a resposta é SIM!   É a partir desse levantamento que você constrói uma base de dados exclusiva à sua realidade. É por isso que esta é considerada uma atividade básica e indispensável de gestão financeira. Com ela você, o dono do negócio, tem os subsídios necessários para a tomada de decisões.

O fluxo de caixa gera uma visão mais precisa sobre o momento financeiro da empresa. Ele evidencia que aquela semana que parecia ótima para o faturamento, na verdade gerou receitas que mal cobrem as despesas. Para que seja bem aproveitado e cumpra seus objetivos, o ideal é que você mantenha relatórios periódicos. Eles devem manter os valores registrados no fluxo de caixa, mas também anotações contextuais. Use comentários sobre o que impactou o número (uma promoção de vendas, por exemplo).

Os registros de entradas e saídas podem ser diários, semanais, quinzenais ou mensais. A sazonalidade depende da necessidade da empresa em acompanhar as movimentações financeiras. O importante é que sejam constantes e coerentes! A partir da verificação do desempenho apurado, o gestor deve partir para a análise. Questione-se sobre como chegou àqueles números, tanto os negativos quanto os positivos.

Para você entender melhor como o fluxo de caixa funciona, veja a seguir alguns modelos:

Tipos de fluxo de caixa

Fluxo de caixa operacional

O fluxo de caixa operacional é o modelo mais básico de controle. Nele, você deve listar as receitas (dinheiro que entra) e despesas (o que sai) da empresa em um determinado período. O objetivo é mostrar os resultados da variação do capital de giro. Em outras palavras, a diferença entre o dinheiro disponível em caixa, e a soma das despesas.

Por conta dessa característica, este modelo é importante para entender quais custos podem ser cortados. No fluxo de caixa operacional, nem os investimentos e nem a demanda de capital são contabilizados.

Fluxo de caixa direto 

Já o fluxo de caixa direto registra todos os recebimentos e pagamentos vindos das atividades realizadas pela empresa. Importante: esse controle não contabiliza os descontos.

O objetivo é apenas garantir que as informações do caixa fiquem sempre disponíveis. Por isso, é comum serem controladas diariamente. Tudo o que foi recebido e pago é separado por categorias para um melhor controle. Por exemplo: gastos com pessoal, compra de mercadorias, despesas com manutenção.

Fluxo de caixa indireto

As informações contábeis são o foco do fluxo de caixa indireto. Diferente do modelo direto, ele não envolve as entradas e saídas do caixa. A visão é sobre as variações do ponto de vista da contabilidade.

São considerados os lucros e prejuízos apontados no Balanço Patrimonial e no Demonstrativo de Resultado do Exercício, por exemplo. O fluxo de caixa indireto é voltado ao regime de competência: o objetivo é entender o desempenho econômico conforme o regime de caixa. Ele é mais uma ferramenta contábil do que um demonstrativo financeiro.

Fluxo de caixa projetado

Como o nome indica, trata-se de uma projeção. Isso quer dizer que, a partir dos lançamentos realizados, o gestor consegue planejar as ações futuras do negócio com base nos resultados. De forma resumida, é possível mencionar três funções do fluxo de caixa projetado: 

1. Organização: projetar a realização de pagamentos e recebimentos;
2. Correção: projetar ajustes para estancar perdas e sair do vermelho;
3. Afirmação: projetar investimentos no crescimento e na expansão do negócio.

Como é possível perceber, estamos falando de uma análise do presente para a construção de uma visão futura. O fluxo de caixa  revela por exemplo:

• Se há descompasso entre o prazo para pagar fornecedores e receber de clientes

• Se a empresa gasta mais do que recebe; ou

• Se há capital imobilizado. 

A partir daí, um gestor atento poderá definir as suas estratégias. Um dos principais instrumentos analíticos da ferramenta são os gráficos. Por meio deles, é possível visualizar a curva de desempenho. A melhor parte é que este comparativo entre receitas e despesas permite identificar tendências.

O mesmo pode ser feito de forma individual. Se a ideia é reduzir custos, um gráfico comparativo pode indicar de forma clara quais despesas têm crescido acima da média. Por essa razão, elas demandam prioridade nos ajustes. Em complemento ao fluxo de caixa, é válido realizar o planejamento financeiro.  Para ser assertivo, olhe também para o cenário externo! Considere os seus resultados previstos diante de estimativas econômicas e políticas, por exemplo.

Fluxo de caixa livre

Continuamos falando de projeção. O fluxo de caixa livre (também chamado fluxo de caixa final) mede a capacidade de geração de capital em curto, médio e longo prazos. Este modelo indica o saldo existente após descontado o pagamento do serviço da dívida ou o recebimento de novos empréstimos.

Na prática, o gestor trabalha com dois relatórios:

1. O primeiro projeta os resultados pelo período de 60 a 90 dias;

2. O segundo trabalha com um prazo de 2 a 5 anos.

Usando gráficos, é possível acompanhar como o negócio se comporta. Mais importante, avaliar se o desempenho confirma ou reverter a expectativa.

Se da análise resultar um balanço positivo, indicando superávit (sobra) no período, a estratégia pode considerar ações para aplicar o capital ocioso (investir). Já em caso de diagnóstico oposto (falta), é preciso planejar como tirar o negócio do vermelho.

O que o futuro reserva para a sua empresa: pagar dívidas, abrir uma nova unidade, pedir empréstimo, ampliar o estoque ou fechar as portas? A resposta pode estar no seu fluxo de caixa livre.

Por que ter um fluxo de caixa?

Para que você entenda a importância de contar com o fluxo de caixa, vamos a um exemplo prático:

• A boa notícia: em uma estratégia para atrair clientes, você decidiu realizar uma semana de descontos especiais. Como retorno, ao fim do período, vendeu 25% a mais do que o previsto, atingindo um faturamento de R$ 72 mil;

• A má notícia: ao registrar as receitas e as despesas do período, identificou que a promoção fez seus gastos crescerem e, somando todos os valores envolvidos, encontrou um custo total de R$ 70 mil;

• Conclusão: o fluxo de caixa jogou um balde de água fria na sua comemoração. O que parecia um lucro importante escondia falhas na estratégia, que, por pouco, não deixaram o saldo negativo.

Por esse exemplo, fica claro que o fluxo de caixa pode, muitas vezes, abrir os olhos do dono do negócio e trazer notícias ruins. É importante entender que ele não é o vilão da história. Muito pelo contrário: é o amigo que zela pela prudência. O instrumento apenas reflete os resultados de suas ações de gestão financeira.

Atualização e rigor no controle do fluxo de caixa

Como dissemos até aqui, o fluxo de caixa cumpre um importante papel na saúde financeira do negócio. Mas precisamos destacar também que ele só terá sua função plenamente executada se você tomar alguns cuidados. Um deles é o controle rigoroso sobre entradas e saídas: não ignore o que os relatórios indicam! Confie nos números e use essas informações com inteligência.

Outro cuidado importante é a atualização periódica do fluxo de caixa. Dados de qualquer tipo, se desatualizados, podem levar a interpretações erradas sobre suas finanças. Da mesma forma, você deve se concentrar em bons mecanismos para a coleta de dados. Também é interessante ressaltar que, sozinho, o fluxo de caixa não fornece respostas conclusivas. Ele é apenas um dos instrumentos que ajudam empresários como você a tomar boas decisões.

Confira: 7 Dicas práticas para um Fluxo de Caixa Eficiente

Viabilidade do produto

Feito o controle e a atualização, a análise passa a ser um elemento que merece cuidado. Digamos que, ao fazer a projeção do fluxo de caixa para os próximos 12 meses, você conclui que terá mais despesas (fornecedores, funcionários, aluguel e outros) do que receitas. Consequentemente, a tendência é de chegar a um fluxo de caixa negativo.

O que isso diz sobre a empresa? É muito provável que ela não esteja sendo viável. Isso instrui proprietários e gestores que alguma mudança precisa ser feita. As opções são muitas, seja para reduzir os custos, seja para precificar os produtos ou serviços. Isso significa, então, que um fluxo de caixa negativo é sempre algo ruim? De forma alguma.

Um fluxo negativo pode refletir um determinado período da sua empresa. É o caso de quem está fazendo investimentos pesados de expansão, como a abertura de uma filial. Se este déficit for temporário, previsto, e consciente, não há problemas.

Ele pode acontecer, principalmente, em negócios que envolvem alguma forma de economia de escala. Nestas indústrias, o custo inicial do produto é alto. Porém, conforme aumenta a base de clientes (e, consequentemente, da produção), o preço diminui. Se o preço fosse muito alto logo no início, não conseguiria entrar no mercado.

A importância do fluxo de caixa

Pequenas empresas ou negócios em formato de sociedade, independente do segmento, têm dificuldade em controlar o fluxo de caixa. Também pudera: essa parte burocrática do negócio é menos óbvia do que a construção do produto, por exemplo. É por isso que é sempre bom conversar com especialistas.

Nós, da Conta Azul, sabemos da importância de uma boa gestão financeira. Queremos que você se sinta tão confiante e confortável quanto nós ao lidar com esses assuntos. É por isso que buscamos explicar o conceito de fluxo de caixa da forma mais simples possível. Aliás: o nosso objetivo é facilitar a administração e mostrar que cuidar dos números é menos complicado do que se imagina.

Para orientar você, com dicas práticas para aplicar na rotina diária, preparamos um vídeo com nosso CEO, Vinicius Roveda.  Ele fala sobre a importância do fluxo de caixa e traz dicas valiosas. Acompanhar esse indicador influenciará diversos pontos na sua gestão. Confira!

5 dicas para ter um fluxo de caixa eficiente

O primeiro passo para um fluxo de caixa eficiente é trabalhar a cultura da empresa. Para isso, você deve integrar o planejamento à sua rotina, o que exige disciplina, organização e constância.  Independente da ferramenta que você utiliza, é importante ficar atento a algumas práticas. São elas: 

#1 Tenha um bom sistema de gestão

Muitos empreendedores ainda usam planilhas para fazer o fluxo de caixa. O problema é que o preenchimento delas é manual, um esforço repetitivo que toma tempo. Inclusive, esse processo está sujeito a erros de digitação e perda de informações. 

O ideal é ter um sistema financeiro que facilite o processo e evite possíveis falhas. Com ele, você consegue integrar todas as contas, recebimentos, vendas e muito mais em um só lugar. 

Além de centralizar e automatizar dados, você garante que eles estejam sempre disponíveis. Tudo de forma prática e em tempo real através de gráficos e relatórios. 

#2 Organize as informações

Se você está começando a fazer seu fluxo de caixa, não insira as informações sem ter um critério. Como são muitos dados, é importante que eles sejam categorizados.

O objetivo do controle é proporcionar uma visão realista do seu negócio. Os recebimentos, as contas, os salários, os fornecedores, as comissões, os empréstimos e tudo mais o que for movimentado precisa estar bem descrito.

Nesse ponto, reforçamos a importância de contar com um bom sistema de gestão. Nele, os dados são associados às suas categorias no momento da inserção. A tecnologia faz isso de um jeito inteligente e automatizado, facilitando o seu dia a dia.

#3 Atualize os dados sempre

Um erro comum das pequenas empresas é só lançar as informações apenas a cada duas semanas ou mesmo no fim do mês. O correto é que os dados sejam inseridos diariamente.

Quando o fluxo de caixa é acompanhado todos os dias, você tem um controle realista da empresa. Nenhuma variação passa despercebida e nenhum dado importante fica para trás.

#4 Faça bom planejamento financeiro

Por mais que acompanhar as entradas e saídas da empresa seja importante, só isso não garante uma boa gestão.

Com o apoio de um fluxo de caixa eficiente, você deve ser capaz de fazer projeções para o negócio.

Após fazer o controle e analisar os relatórios, é possível entender o que pode ser melhorado, corrigido ou aproveitado nos próximos meses.

O fluxo de caixa serve para você entender o que sua empresa já fez, quais foram seus períodos de alta e baixa e o que deve vir pela frente. Com isso, as necessidades da empresa ficam mais claras e você ganha autonomia para traçar novas ações.

#5 Mantenha uma visão realista

Falando em planejamento financeiro, procure fazê-lo sempre com uma visão realista. É claro que você quer alçar voos mais altos com o seu negócio, mas o excesso de otimismo em relação às contas pode ser perigoso.

Na hora de analisar o seu fluxo de caixa e estimar os resultados futuros, não projete lucros muito grandes. 

A recomendação é criar diferentes cenários, desde os mais otimistas até os medianos e pessimistas. Assim, você conta com critérios para não investir além do que deve entrar em caixa.

Quais são os benefícios do fluxo de caixa? 

Agora que você já conhece a importância do fluxo de caixa e as melhores práticas para utilizá-lo, percebe como ele gera benefícios para o seu negócio?

Este instrumento traz diversas vantagens. Com ele, o dono da empresa consegue: 

• Prever, planejar e controlar entradas e saídas em um período determinado;

• Avaliar se o recebimento por vendas será suficiente para cobrir gastos assumidos e previstos;

• Antecipar decisões quanto à falta ou à sobra de dinheiro;

• Descobrir se a empresa está trabalhando com aperto ou folga financeira;

• Ter subsídios para ajustar o preço de venda para cima ou para baixo;

• Verificar a possibilidade de realizar promoções e liquidações;

• Confirmar se os recursos financeiros próprios serão suficientes para tocar o negócio ou se há necessidade de buscar dinheiro extra.

Monitore o fluxo de caixa em tempo real com a Conta Azul Pro

Os benefícios do fluxo de caixa já estão claros. Mas parece complicado lidar com tantos controles ao mesmo tempo? 

A boa notícia é que você pode melhorar sua gestão financeira de um jeito simples, fácil e prático com o apoio da Conta Azul. Dentro do nosso ERP, você:

• Controla contas a pagar e a receber;

• Acompanha seu histórico financeiro;

• Importa lançamentos;

• Gera relatórios para ter mais inteligência empresarial.

Na parte das finanças, é possível fazer a conciliação e integração bancária, realizar transferências entre contas, emitir notas e muito mais. E, se você precisar de ajuda, dispõe de suporte completo.

Na Conta Azul, você encontra tudo o que precisa para somar o seu controle financeiro ao fiscal, contábil, comercial, de estoque e cobrança em um só lugar.  

Quer simplificar o fluxo de caixa e melhorar a gestão do seu negócio? Faça um teste grátis agora mesmo e comprove as vantagens da Conta Azul Pro!