Como apresentar dados comparativos de empresas

Hoje em dia, graças à democratização de ferramentas como Excel e Powerpoint, tabelas e gráficos se tornaram as formas mais comuns de transmitir números. No entanto, dominar a arte de apresentar dados requer muito mais do que criar belas ilustrações. Da proposta para investidores à apresentação de resultados para o chefe, passando pela apresentação semanal rotineira para a sua equipe, qualquer que seja a ocasião, seu principal objetivo deve ser causar um impacto inesquecível na plateia. Para isso, a informações deve ser exposta de forma compreensível e atraente.

Mesmo quem tem pavor de números não precisa se esconder, estamos aqui para ajudar. Conversamos com os analistas do Wix e compilamos essa lista de dicas úteis e fáceis de serem implementadas. Baseamos tudo no método utilizado diariamente por nossos especialistas para analisar dados e transformá-los em elementos visuais, como tabelas e painéis, preparando-os para serem apresentados. Temos certeza de que também podem te ajudar. Aqui estão seis dicas simples para você arrasar na próxima apresentação:

01. Lembre-se que você está respondendo uma pergunta

Às vezes, a parte mais difícil da análise é identificar corretamente o KPI (Key Performance Indicator – ou Indicador-Chave de Desempenho, como diria Fernando Pessoa) e definir a forma mais intuitiva de apresentá-lo. Um KPI é um valor mensurável que demonstra a eficiência de um negócio (ou um projeto, uma filial, uma equipe, etc.) ao cumprir suas metas. Por exemplo, medir as vendas da sua empresa é um excelente candidato a ser seu principal KPI, cuja tendência de crescimento é examinada mensalmente.

Os KPIs escolhidos para a apresentação devem certamente ser mensuráveis, mas também precisos, alinhados com seus objetivos estratégicos e passíveis de mudança. Por exemplo, para se focar na taxa de conversão de seu site, é necessário criar um funil que mostre o número de visitantes que finalizaram uma compra em comparação com o número total de visitas à loja virtual. O acompanhamento desse KPI permite comparar o desempenho do site em diferentes ocasiões e aperfeiçoá-lo de acordo com os diferentes aspectos da análise.

02. O cliente em primeiro lugar

Por melhor que seja a sua análise, ela não vale nada se ninguém conseguir entendê-la. É por isso que você precisa ter sempre em mente o perfil do seu cliente. Pense nas pessoas que provavelmente verão a sua apresentação. Quem você quer convencer com esses números? O que eles conhecem sobre o assunto?

Por exemplo, a forma com que se deve apresentar os mesmos dados para a diretoria da empresa ou para uma equipe de analistas não é a mesma. A diretoria cuida de muitos projetos ao mesmo tempo e, consequentemente, prefere receber um resumo claro e sucinto dos dados. Por outro lado, os analistas geralmente preferem ver o processo do início ao fim, incluindo cada pequeno detalhe relevante que você encontrar.

03. Escolha seu gráfico com sabedoria

Agora chegamos à aplicação prática: preparar o gráfico. Para isso, é necessário escolher o melhor formato de acordo com os dados que você possui. Para saber qual é a melhor escolha, preparamos uma lista com os tipos de gráfico mais comuns e quando devem ser usados:

Linhas: Use o gráfico em linhas para enfatizar valores contínuos. Em outras palavras: tendências. No Wix usamos este gráfico principalmente para apresentar taxas de conversão, mas ele também é bastante útil para números absolutos. Recomendamos usar gráficos em linha apenas quando se tratar de uma tendência importante, especialmente quando seu eixo horizontal for uma série temporal (dias, meses, etc.).

Barras: O gráfico em barras é usado para comparar valores em diferentes categorias, ou alterações ao longo do tempo em uma mesma categoria. Quando as barras são verticais, o chamamos de gráfico de colunas, que são menos usados para séries temporais. Esse tipo de gráfico é ideal para comparar um número limitado de categorias, e enfatizar suas diferenças.

Tabela: É a melhor forma de expor dados para serem posteriormente usados como referência para consultas. Faça tabelas para facilitar a identificação de diferenças. Este formato é ideal quando há menos importância na tendência e mais nos números propriamente ditos, especialmente quando há pouquíssimos números a serem exibidos.

Pizza: Usado para visualizar a relação entre a parte e o todo, com cada fatia representando uma categoria de dados. Os gráficos em pizza são traiçoeiros, então use-os apenas quando cumprirem os critérios abaixo:

• Poucas fatias a serem exibidas.
   

• Há uma diferença considerável entre os tamanhos das fatias.

Do contrário, recomendamos apresentar seus dados usando um gráfico em barras.

04. A forma é (muito) importante

O aspecto estético deve ser deixado para o final, mas isso não significa que sua importância é inferior. Antes de divulgar qualquer coisa, revise a formatação. Aqui no Wix fazemos questão de sempre verificar os quatro pontos abaixo, que são detalhes importantes, ainda que básicos:

1. Todas as unidades devem estar claras e na mesma escala. Você está usando segundos ou horas? Não misture, pois pode causar confusão na plateia, que acabará perdendo o foco.
    

2. A série temporal deve ser consistente. Há alguma data faltando? Se houver, verifique se você não pulou um dado. Caso realmente não existem dados para determinado período, você pode enfatizar esta ausência com uma lacuna em seu gráfico.
    

3. Use gráficos e abreviações. Primeiramente, fica mais bonito. Além disso, ajuda a manter o foco da plateia no que é importante. Por exemplo, use símbolos como % e R$ ou €. No entanto, este não é o momento de ser criativo, então use apenas abreviações que tem certeza que seu público entenderá. Na dúvida, explique rapidamente a simbologia no início da apresentação e mantenha-se fiel a ela até o fim.
    

4. Não seja repetitivo. Quando se trata de dados, ser simples e legível é a chave para uma apresentação de sucesso. Por isso, evite ao máximo as repetições. Por exemplo, inclua rótulos e legendas apenas onde considerar que são essenciais para sua análise. Do contrário, remova-os para evitar confusão e excessos.

05. É tudo uma questão de perspectiva

No Wix, sempre nos esforçamos para encontrar a melhor perspectiva na hora de apresentar nossos dados. Este aspecto é crucial, pois você não deseja criar a “ilusão” de que ocorreu uma grande melhora quando na verdade a situação não se alterou. Seria o mesmo que achar que o inverno vai acabar apenas por que fez um dia de sol em meio ao frio. Acima de tudo, queremos manter o foco no que é importante, e separar o joio do trigo. Para isso, basta seguir as diretrizes abaixo sempre que for apresentar resultados:

Mantenha uma base única. De uma maneira geral, use zero como a base do seu gráfico – ou seja: seu eixo vertical deve sempre começar no zero, como exemplificado abaixo. Desta forma, há contexto para que os diferentes gráficos possam ser comparados.

Não ignore os números absolutos. Lembre-se sempre de observar os números para identificar uma tendência. Olhar para as porcentagens e identificar aumentos ou reduções dos valores é uma interpretação incompleta. Ninguém se importará se as alterações nos números reais forem pequenas e causarem pouco impacto.

06. Faça um “test drive” da apresentação

Quando a apresentação estiver pronta, faça um teste antes de apresentá-la ao cliente. É muito fácil deixar-se envolver com o material no qual se trabalhou com tanto afinco e por tanto tempo, e torna-se difícil notar se algo não faz sentido. Como pequeno empresário, você provavelmente sabe que seu típico cliente tem um perfil específico de idade, país, gosto, etc. Busque pessoas com características similares e pergunte se poderiam escutar sua apresentação e dar feedback.

A capacidade de concentração do ser humano já é oficialmente mais curta que a de um peixinho. Se a sua apresentação não cativar a atenção da plateia nos primeiros segundos, pode ser que você nunca mais consiga conquistá-la. Prepare uma apresentação curta, bem feita e direta – se precisar de mais ajuda, pode consultar as dicas para revolucionar suas apresentações deste artigo que publicamos recentemente.

Além disso, peça a opinião de um colega em quem você confia. Esta ajuda poderá te ajudar a perceber se há alguma falha da sua linha de pensamento e se a todos chegam à conclusão desejada ao final da sua apresentação. Sem contar que é sempre bom conferir se a mensagem como um todo não ficou muito complexa.

Agora que você está preparado para arrasar na próxima vez que for apresentar seus dados, adicione uma pitada de confiança e um toque de simpatia, e pronto – boa sorte!

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