Por que o processo decisório se torna cada dia mais complexo nas empresas

Sendo um CEO, a tomada de decisão faz parte da sua rotina. É normal ter que atender gestores e diretores, repassar informações e usar dados para decidir o melhor caminho a seguir.

É assim que a sua empresa conseguirá continuar crescendo de forma sustentável. Para isso, é importante tomar decisões com base no planejamento estratégico. O objetivo dessa metodologia é permitir que a empresa esteja adaptada às mudanças do mercado e consiga enfrentar os desafios impostos.

A partir disso é possível fazer escolhas mais embasadas e seguras. Ou seja, as decisões só serão tomadas de maneira adequada quando estiverem alinhadas ao planejamento estratégico. É assim que a empresa conseguirá alcançar resultados de longo prazo.

Para entender melhor esse assunto, o post de hoje vai mostrar a relação entre o processo de tomar decisões com base no planejamento estratégico e quais são os resultados atingidos no longo prazo.

Vamos lá?

1. Entendendo a tomada de decisões

O processo de tomar decisões é importante para que a empresa tenha um melhor funcionamento. Escolher a melhor alternativa é um ponto-chave para o sucesso. A dúvida é: o que considerar nesse momento?

Você pode tomar decisões de acordo com sua intuição ou baseando-se em fatos. O mais recomendado é misturar esses dois elementos. Em relação a esse quesito existem 3 métodos que podem ser utilizados para selecionar a melhor alternativa:

• análise intuitiva: as decisões são tomadas com base em um pressentimento ou intuição e o gestor não analisa todos os dados necessários. É uma prática perigosa e que pode causar grandes prejuízos à empresa;
• análise sistemática: as informações e dados são usados como base para as escolhas. Para conseguir fazer isso, é preciso ter acesso à quantidade máxima de informações possível. Assim é possível fazer uma análise lógica e ordenada para definir qual é o melhor caminho. Caso a análise esteja parecendo equivocada, recomenda-se continuar a procura pela alternativa mais viável a fim de que todos os resultados façam sentido;
• decisão baseada em princípios: esse método não é amplamente utilizado, porque toma como base os princípios e as crenças pessoais. O problema dessa metodologia é que ela pode fazer com que os resultados sejam antiéticos. Nesse caso, deve-se selecionar e comunicar os princípios e aplicá-los para a situação atual. As escolhas também podem variar de acordo com as mudanças do mercado e os estilos de liderança.

Outro elemento importante é verificar se você vai assumir o controle desse processo ou se vai permitir que outras pessoas influenciem. É preciso considerar que você, como CEO, tem um trabalho mais focado para a estratégia, enquanto os demais níveis hierárquicos da organização precisam fazer outros tipos de escolhas, que são mais rotineiros, mas podem interferir nos resultados da empresa.

Isso ocorre porque a decisão do melhor caminho a seguir envolve incertezas e riscos. Ter uma boa estratégia é imprescindível nesse momento, já que é dessa forma que todos estão alinhados e fazem com que a empresa sofra menos ameaças.

1.1. Tipos de tomada de decisão

Existem diferentes tipos de decisões que podem ser tomadas em um negócio. Elas podem ser: programadas, não programadas, estratégicas, táticas e operacionais. Cada um desses formatos possui características específicas e que você deve conhecer para agir com mais segurança.

As decisões programadas são aquelas que acontecem todos os dias, ou seja, são rotineiras. Para serem tomadas, é preciso ter um método específico que pode ser adotado por qualquer colaborador da organização.

As decisões não programadas diferem das escolhas feitas anteriormente e não seguem um padrão. São situações que surgem como um imprevisto, por exemplo.

As decisões estratégicas são aquelas que impactam os objetivos e a estratégia do negócio em longo prazo. Elas são o foco principal deste post, porque estão relacionadas à direção da companhia. Alguns exemplos são as decisões relativas a novos produtos, alianças estratégicas e fusões.

É importante destacar que esse tipo de decisão é geralmente tomado pelo CEO, pelo presidente ou pelo Conselho de Administração, porque esses profissionais estão engajados com a criação de um fluxo contínuo de mudanças e vantagens competitivas.

Para que as decisões sejam mais acertadas, o CEO deve delimitar quais são os desafios competitivos atuais, buscar oportunidades de negócio e projetar melhorias para as práticas empresariais. É assim que as incertezas serão reduzidas e os resultados melhorados.

As decisões táticas têm como enfoque as metas de médio prazo, que são encaminhadas para os objetivos estratégicos de longo prazo.

Por fim, as decisões operacionais, também chamadas de administrativas, têm curto prazo. Elas vão se acumulando e se direcionam para os objetivos de longo prazo.

Como você pode perceber, todos os tipos de decisão estão interligados e acabam influenciando de forma direta ou indireta as decisões estratégicas.

2. A influência do planejamento estratégico

O planejamento estratégico está relacionado à missão, metas, valores e objetivos organizacionais. A decisão por tomar uma ação específica exige que os resultados sejam observados para, então, definir quais mudanças na estratégia devem ser adotadas.

Pode ser que você tenha a habilidade de tomar decisões rapidamente e sem analisar muitos dados. Mesmo assim, é importante enfrentar riscos calculados. Para isso, você deve definir um limite que permita qualificar suas decisões.

Por exemplo: você deseja aumentar as vendas e optar por baixar os preços em alguns horários da semana para atrair mais consumidores. Depois de algumas semanas, é preciso analisar os dados e verificar se a estratégia trouxe resultados positivos. Se sim, pode-se continuar mantendo os preços baixos. Se a resposta for não, é preciso mudar.

Podemos dizer, então, que o planejamento estratégico é uma condição fundamental para o aumento da competitividade. O processo de decisão, porém, precisa ter como base as estratégias da organização.

O planejamento estratégico também é uma ferramenta que ajuda a melhorar o processo decisório e fornece alternativas para o processo dinâmico sistêmico. Ele permite organizar e direcionar a gestão, que passa a ser aplicada a partir de análises interna e externa do ambiente.

Assim, consegue-se evitar que as decisões sejam tomadas de forma equivocada, o que pode causar prejuízos grandes em um mercado cada vez mais competitivo.

Essa é, portanto, a influência do planejamento estratégico em relação às decisões a serem tomadas. E como realizar uma boa estratégia? O primeiro passo é ter conhecimento dos dados para poder delineá-la.

O horizonte de tempo deve ser longo e a empresa precisa ter certeza de seu posicionamento frente às mais diversas situações, especialmente as de incertezas ou riscos.

Como características fundamentais do planejamento estratégico, podemos citar:

• relaciona-se ao processo de adequação da empresa a um ambiente mutável;
• é orientador para o futuro;
• é compreensivo, ou seja, abrange todos os recursos da empresa e pretende obter efeitos sinérgicos das potencialidades atuais e futuras da organização;
• é um processo de construção de consenso, o que significa que os objetivos de todos os stakeholders devem ser considerados;
• é uma forma de aprendizagem organizacional, já que a empresa adapta-se a um ambiente complexo, competitivo e suscetível a mudanças.

2.1. Como aplicar o planejamento estratégico

Esse conceito deve ser aplicado a partir da observação da estrutura da empresa. Geralmente ela é composta por 3 níveis: alta administração, produto e unidade de negócios.

O objetivo da alta administração é elaborar e desenvolver o planejamento estratégico. A finalidade é assegurar que o futuro da empresa seja promissor e rentável. Esse nível também tem a responsabilidade de alocar recursos para a unidade de negócios.

A unidade de negócios, por sua vez, tem o objetivo de elaborar um plano estratégico que permita ao segmento se tornar lucrativo. Isso é conseguido, é claro, pelos recursos que foram alocados pela alta administração.

Já o produto tem sua função definida pelo unidade de Negócios, que também delimita seus objetivos, com forte envolvimento do Marketing.

Novamente é possível perceber que os 3 níveis estão intrinsecamente ligados. A conclusão a que podemos chegar é a frase de Peter Drucker, pai da administração moderna: “O planejamento não diz respeito a decisões futuras, mas às implicações futuras de decisões presentes”.

Além disso, o planejamento estratégico tem o objetivo de responder a 4 perguntas básicas.

• Quem somos?
• Onde queremos chegar?
• Os fatores externos estão sendo avaliados?
• Como os objetivos organizacionais serão atingidos?

Com as respostas a essas questões, é possível simular cenários e situações que vão descrever potenciais acontecimentos futuros e ajudar o gestor a se prevenir deles. Nesse processo são considerados fatores diversos, como os econômicos, históricos, geográficos, entre outros.

Assim fica evidente a relação e a influência do planejamento estratégico no processo decisório. Mas de que forma isso impacta os resultados? É o que vamos ver a seguir.

3. As decisões e os resultados

O processo decisório estratégico fornece uma visão realista da companhia e cria a motivação necessária para que o planejamento estratégico seja aplicado. É preciso, portanto, que a estratégia seja forte o suficiente para permitir que as atividades realizadas sejam diferentes da concorrência ou, se forem similares, apresentem mais eficiência.

Essa atitude permitirá que os resultados sejam os melhores possíveis. Caso contrário, as falhas podem impactar negativamente as decisões econômicas e o planejamento estratégico da organização.

Essa situação também demonstra porque é necessário monitorar os resultados constantemente. Mais do que isso: é preciso verificar as atitudes tomadas pelos concorrentes e quais delas apresentam êxito.

Afinal de contas, o ato de tomar decisões delimita de que forma o gestor pode alcançar o resultado desejado. Esse processo também leva em conta os pontos positivos e negativos do negócio, ajuda a transmitir confiança e motivação para os colaboradores e possibilita criar planos estratégicos que estejam condizentes com a performance da empresa.

Os passos que devem ser seguidos para que sejam tomadas decisões acertadas são os seguintes:

• percepção da situação que apresenta um problema: a principal característica desse momento é o fator situacional do ambiente. Nesse momento, o gestor deve saber o que está acontecendo em determinado setor da empresa e reconhecer que há um problema a ser solucionado;
• análise e definição do problema: a identificação do problema leva à avaliação e decisão sobre o que deve ser feito para solucionar a dificuldade;
• definição de objetivos: o problema já está identificado e analisado e, com isso, o gestor delimita objetivos e metas que devem ser seguidos pelos colaboradores;
• busca de alternativas de solução ou cursos de ação: o objetivo é adotar essas alternativas para diagnosticar os problemas. É preciso selecionar a opção mais viável para a empresa, de acordo com os fatores positivos e negativos que a possibilidade pode causar;
• avaliação e comparação das alternativas: o gestor analisa e identificar os problemas e, a partir disso, consegue gerar informações e igualá-las às opções para delimitar a melhor decisão;
• implementação da alternativa escolhida: essa é a última etapa e prevê que o gestor implemente a solução para obter o melhor resultado possível para o negócio.

Depois de seguir essas etapas é possível pensar nas decisões para obter resultados de longo prazo.

4. A tomada de decisão para resultados a longo prazo

O planejamento e as decisões estratégicas têm impactos em longo prazo para o futuro da empresa. Esse é, porém, um desafio diário que precisa ser ultrapassado com base em informações, dados e técnicas de administração.

A possibilidade de fracasso é muito menor quando você adota essa postura e ainda tem chances mais concretas de alcançar resultados a longo prazo. O que fazer? O primeiro passo é ter informações confiáveis que possam embasar a decisão.

Os dados e informações são recursos valiosos nesse contexto. A diferença entre eles é que os dados são coletados. O processo de análise e processamento resulta em informações, que vão de fato fornecer subsídios para o processo decisório.

Os dados podem ser reunidos por meio de projeções, relatórios e estudos. No entanto, devem ser seguidas 3 etapas primordiais:

4.1. Análise dos dados coletados

O método e o período de coleta de dados vão depender de cada situação. Por exemplo: a abertura de uma nova unidade requer a realização de um estudo de viabilidade econômica. Nesse caso, o plano de negócios deve contar com dados sobre a concorrência, público-alvo, mercado e perfil demográfico.

Por outro lado, se você pretende elevar a destinação de recursos para as ações de marketing, deve elaborar análises e relatórios que ajudem a verificar o retorno que essa ação deve trazer.

A decisão pela melhor metodologia depende do gestor, que deve pensar de maneira holística e racional. A análise dos dados coletados é o primeiro passo desse processo. Vale a pena lembrar de que eles devem ser consistentes e atualizados.

Quanto mais dados você tiver, mais tempo levará para reuni-los e interpretá-los. É importante filtrá-los para ter acesso somente aos dados relevantes e de qualidade. Posteriormente, o tempo gasto para a coleta e filtragem será compensado com a agilidade da análise.

Para ter mais eficiência, você pode apostar nos sistemas integrados de gestão, que reúnem os dados e têm grande capacidade de processamento das informações.

4.2. Atualização das ferramentas

O grande volume de dados e informações requer a utilização de ferramentas sofisticadas ou modelos de projeção que estejam adaptados às necessidades atuais. Adotar a postura de apostar na atitude que sempre funcionou e permanecer na zona de conforto pode ser bastante prejudicial.

O ideal é sempre considerar as mudanças do mercado e o crescimento da própria companhia. Isso também é válido para a escolha das ferramentas utilizadas. De modo geral, as mais básicas possuem limitações e não funcionam bem com cenários desconhecidos.

Atualizar as ferramentas é uma forma de se adaptar às novas demandas e evitar as falhas. Por outro lado, se você insistir em não evoluir com o seu ferramental de gestão, pode cometer erros de avaliação e traçar estratégias equivocadas para o negócio.

Algumas ferramentas que podem ser adotadas são:

4.2.1. Ciclo PDCA

Essa é uma ferramenta voltada para a gestão da qualidade total. Seu objetivo é controlar processos e enfatizar os atos de tomar decisões por meio da melhoria e manutenção dos procedimentos.

A finalidade dessa metodologia é auxiliar o gestor a gerir o negócio pelo monitoramento e avaliação de problemas. Assim, é possível melhorar continuamente e diminuir a quantidade de erros.

PDCA é a sigla de:

• plan (planejamento): a missão, a visão, os objetivos e as metas são estabelecidos. Esse é o início do ciclo que possibilita levantar dados e informações, definir métodos e priorizar onde se deseja chegar;
• do (execução): as atividades determinadas pela empresa devem ser realizadas e executadas a fim de chegar ao objetivo;
• check (verificação): os resultados obtidos devem ser analisados por um período de tempo específico e seus processos e ações devem ser avaliados. Com isso, é possível consolidar as informações recebidas e executadas;
• act (ação): o gestor deve atuar de acordo com os resultados e os relatórios elaborados. A partir disso, é possível delimitar novos planos de ação, que contribuem para aumentar a eficiência, a eficácia e a qualidade.

4.2.2. Pesquisa de mercado

Esse processo tem a finalidade de reunir informações sobre um mercado específico. Entre os dados que podem ser coletados estão as preferências dos consumidores em potencial, a presença dos concorrentes e o estado atual do ambiente no qual o negócio está inserido.

A pesquisa de mercado é, portanto, uma ferramenta de planejamento estratégico crucial, que permite ter insights sobre as demandas dos clientes. Isso possibilita que os gestores criem missão, metas e estratégias que possam atender a essas necessidades.

4.2.3. Análise de custo-benefício

Essa ferramenta de tomar decisões consiste na análise de custos e benefícios que estão atrelados a diferentes cursos de ação. É preciso escolher aquele que resulte na melhor vantagem.

4.2.4. Análise SWOT

A ideia dessa ferramenta é avaliar os pontos fortes e fracos do negócio, além das ameaças e oportunidades. Essa avaliação ajuda os gestores a tirar vantagens das forças e implantar estratégias que ajudem a reduzir as fraquezas.

O ato de avaliar ameaças e oportunidades externas também ajuda o processo decisório e permite que os gestores avaliem novos cenários. Por exemplo: a existência de novos competidores ou o impacto de novas regulações governamentais.

4.2.5. Software ERP

Esse sistema é uma ferramenta importante porque ajuda a reunir os dados da organização e facilita a análise deles. É possível obter informações sobre vendas, estoque, finanças, produção, etc. Tudo está disponível em um local específico e é atualizado automaticamente para todos os setores.

Assim fica mais fácil tomar decisões e utilizar os dados para subsidiar esse processo.

4.3. Elaboração de relatórios

Os relatórios são um bom recurso para verificar e analisar os dados. Eles também antecipam tendências e ajudam a identificar potenciais perdas devido a rotinas mal executadas ou procedimentos com problemas.

Para ter uma ideia da importância dos relatórios, veja o exemplo do processo decisório relativo ao aspecto financeiro. Para tomar decisões nesse contexto, é preciso acompanhar o fluxo contábil da organização e considerar questões como a retração ou a expansão do mercado, o saldo, as despesas e as receitas.

5. A importância da decisão estratégica para o negócio

Agora que já passamos por todos os pontos anteriores desse post, fica evidente que a decisão estratégica é importante para o negócio. O acesso a dados e informações é primordial para a empresa se destacar da concorrência e essa é uma capacidade cada vez mais fundamental.

Isso é tão visível nos dias de hoje que um estudo realizado na Universidade do Texas indicou que as vendas podem ser aumentadas em média 14,4% a partir da elevação em 10% da usabilidade dos dados corporativos.

Para isso, é preciso ter ferramentas e capacidade analítica para que a organização possa filtrar, organizar, processar e interpretar os dados. Os softwares de gestão, como os ERPs, auxiliam esse processo por reunirem os dados de diferentes departamentos e os deixarem acessíveis em um só local.

O ERP integra uma série de dados de diferentes departamentos, o que facilita o processo decisório, que pode ser bastante complexo de acordo com seu grau de importância, dos reflexos que poderá ter e do objetivo que se pretende atingir.

No mundo corporativo, as decisões a serem tomadas também são uma questão de sobrevivência, independentemente de os quesitos analisados serem da área operacional, tática ou estratégica.

Devemos lembrar, ainda, de que as empresas estão inseridas na sociedade do conhecimento. Essa nova realidade impacta as organizações (que são entendidas como organismos sociais inteligentes) e os tomadores de decisão (ou seja, os gestores, que precisam lidar com ambientes instáveis).

As companhias, portanto, são ambientes nos quais as decisões são inerentes. Do gestor é exigido que tenha a responsabilidade de assumir riscos e possa participar da dinâmica organizacional.

Mesmo assim, é importante contar com outros colaboradores e líderes, já que as decisões tomadas em grupo facilitam a definição de alternativas e melhoram o planejamento das ações que devem ser adotadas.

Tomar decisões é um processo complexo e que envolve diferentes variáveis. Como CEO, você deve ter disposição para coletar e analisar os dados e transformá-los em informações.

Somente assim você conseguirá seguir o caminho traçado no planejamento estratégico e estar alinhado ao que foi delimitado anteriormente para a organização.

Agindo dessa forma e conforme indicamos nesse post, você alcançará resultados de longo prazo e conseguirá tomar decisões realmente baseadas no planejamento estratégico.

Entendeu por que a tomada de decisão é tão importante para o planejamento estratégico e os resultados de longo prazo do seu negócio? Se você quer ter acesso a mais conteúdos aprofundados como esse, aproveite e assine a nossa newsletter!

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